Was KI bei Ihren Offerten nicht kann — und was schon
Offerieren ist der Prozess, den jedes KMU zuerst automatisieren möchte. Es ist auch der, bei dem Automatisierung am teuersten schiefgeht.
Fragt man Schweizer KMU-Inhaberinnen, welchen Prozess sie am liebsten beschleunigen würden, nennt ein grosser Teil die Offerte. Sie ist langsam, entsteht unter Zeitdruck, und wer sie gut macht, hat meist am wenigsten Zeit.
Sie ist zugleich das denkbar schlechteste erste Automatisierungsvorhaben, und es lohnt, genau zu sagen warum.
Was in einer Offerte tatsächlich steckt
Vier verschiedene Dinge, und nur zwei davon sind Text.
Textbausteine. Firmenangaben, Bedingungen, Gültigkeit, Standardklauseln. Reine Wiederholung.
Leistungsbeschrieb. Was Sie tun werden, formuliert für diese Kundin. Text — aber Text, der Sie bindet.
Preis. Eine Zahl, die von Ihren Kosten abhängt, von Ihrer Auslastung diesen Monat, von dem, was Sie über diese Kundin wissen, und von dem, was Sie beim Mitbewerber vermuten.
Risikoabwägung. Ob überhaupt offeriert wird, was auszuschliessen ist, wo ein Vorbehalt hingehört. Fast nie irgendwo aufgeschrieben.
Wo ein Modell hilft und wo nicht
Bei den ersten beiden ist es wirklich gut. Bausteine zusammenstellen, einen Leistungsbeschrieb aus einem ähnlichen früheren Auftrag anpassen, dasselbe Dokument in sauberem Deutsch, Französisch und Italienisch ausgeben — das sind Stunden pro Woche in einem Betrieb, der regelmässig offeriert.
Den dritten darf es nicht erzeugen. Ein Modell, dem man alte Offerten gibt, leitet bereitwillig einen Preis ab — und der sieht vernünftig aus, entstand aber aus Mustern statt aus Kosten. Sobald eine erzeugte Zahl die Kundschaft erreicht, sind Sie daran gebunden; Ihr Softwareanbieter nicht.
Den vierten kann es gar nicht, denn die Grundlagen stecken in einem Gespräch, das Sie auf der Baustelle geführt haben.
Die Form, die funktioniert
Lassen Sie das System alles ausser den Zahlen zusammenstellen, die Preisfelder leer und deutlich gekennzeichnet — und die Offerte sich als Enddokument verweigern, bis ein Mensch sie gefüllt und bestätigt hat.
Das ist keine Einschränkung, die Sie umgehen. Das ist der Entwurf. Das Ergebnis spart echte Zeit bei den achtzig Prozent, die Zusammenbau sind, und hält die zwanzig Prozent, die Verpflichtungen begründen, genau dort, wo sie hingehören.