Ce que l’IA ne peut pas faire pour vos offres, et ce qu’elle peut
Établir des offres est le processus que toute PME veut automatiser en premier. C’est aussi celui où l’automatisation dérape le plus cher.
Demandez à un patron de PME suisse quel processus il aimerait le plus accélérer : beaucoup répondent l’offre. Elle est lente, se fait sous pression, et celui qui la fait bien est en général celui qui a le moins de temps.
C’est aussi le pire premier projet d’automatisation possible, et il vaut la peine de dire précisément pourquoi.
Ce que contient réellement une offre
Quatre choses différentes, et deux seulement sont du texte.
Le texte type. Coordonnées, conditions, validité, clauses standard. Pure répétition.
La description des prestations. Ce que vous ferez, formulé pour ce client. Du texte — mais du texte qui vous engage.
Le prix. Un nombre qui dépend de vos coûts, de votre charge ce mois-ci, de ce que vous savez de ce client et de ce que vous soupçonnez chez un concurrent.
Le jugement de risque. Faut-il seulement soumettre une offre, que faut-il exclure, où placer une réserve. Presque jamais écrit nulle part.
Où un modèle aide et où il ne doit pas
Il est réellement bon sur les deux premiers. Assembler du texte type, adapter une description de prestations d’un mandat similaire, produire le même document en bon allemand, français et italien — ce sont des heures par semaine dans une entreprise qui soumissionne régulièrement.
Il ne doit pas produire le troisième. Un modèle nourri d’anciennes offres déduira volontiers un prix, et ce prix paraîtra raisonnable tout en provenant d’un motif et non d’un coût. Dès qu’un chiffre généré atteint le client, il vous engage ; votre éditeur de logiciel, non.
Il ne peut pas du tout faire le quatrième, car les éléments vivent dans une conversation tenue sur le chantier.
La forme qui marche
Laissez le système assembler tout sauf les chiffres, les champs de prix vides et clairement signalés, et faites en sorte que l’offre refuse de se générer en document final tant qu’une personne ne les a pas remplis et confirmés.
Ce n’est pas une limite que vous contournez. C’est la conception. Le résultat fait gagner du temps réel sur les quatre-vingts pour cent d’assemblage, et garde les vingt pour cent qui créent des obligations exactement là où ils doivent être.