De la réception à l'inventaire annuel, préparé par l'assistant.

Le stock n'est pas un chiffre, c'est une histoire.

Un article entre, un autre sort, un troisième est retourné. Chaque mouvement doit atterrir dans le stock, dans la comptabilité, dans la valorisation et, en fin d'exercice, dans la valeur d'inventaire au bilan. Avec 500 articles répartis sur trois sites, le résultat est souvent un tableur qui ne tombe pas tout à fait juste, et un inventaire qui mobilise deux personnes trois jours la semaine avant la Saint-Sylvestre. Là où stock et comptabilité divergent, c'est là que commencent les corrections, et les questions GeBüV.

500 articles, 3 entrepôts, un inventaire annuel, combien de temps vous économisez.

Une PME suisse moyenne avec 500 articles répartis sur trois sites passe traditionnellement environ 10 heures par mois en entretien des stocks, corrections, réapprovisionnements et rapprochement avec la comptabilité, plus environ 50 heures pour l'inventaire annuel, réparties sur deux personnes. Avec l'assistant, la charge mensuelle tombe à environ 2 heures, parce que les mouvements se comptabilisent automatiquement et les propositions de commande sont déjà préparées. L'inventaire annuel tombe à environ 12 heures, parce qu'il tourne en mobile avec lecteur code-barres et liste d'écarts. Cela représente 134 heures par an, à un taux horaire suisse de CHF 50, c'est une capacité récupérée de CHF 6'700 par an. L'effet le plus précieux : plus de surprise chez le fiduciaire quand la valeur de stock arrive au bilan.

Pour quels stocks c'est conçu.

C'est conçu pour les PME suisses qui manipulent réellement de la marchandise : négoce de produits qui demandent des explications, artisanat avec un stock de matériel et de pièces de rechange, petite production, service technique dont les véhicules servent de stocks déportés. Typiquement quelques centaines à quelques milliers d'articles, un à cinq lieux de stockage, et une fiduciaire qui veut voir en fin d'exercice une valeur de stock justifiable. Celui qui tient aujourd'hui un fichier Excel par site et les additionne en fin de mois est le cas typique.

Cela convient le mieux à un assortiment maîtrisable qui bouge tous les jours : artisanat avec du matériel sur le camion, service technique avec des pièces de rechange, négoce de quelques centaines de positions. Là, ce n'est pas la profondeur du système qui décide, mais le fait que le chiffre soit encore juste le vendredi après-midi.

Ce que les directions et les responsables de stock demandent en premier.

Nous tenons aujourd'hui le stock dans Excel. À partir de quand cela ne suffit-il plus ?

Tant qu'une seule personne enregistre et qu'un seul lieu compte, Excel suffit. Cela casse quand la vente promet une quantité que le monteur a déjà emportée le matin. Ce que cela coûte se calcule : si une commande express coûte CHF 120 de supplément et que cela arrive trois fois par mois, voilà le prix d'un chiffre qui n'est pas juste. S'y ajoute le rendez-vous que vous devez déplacer.

Devons-nous reprendre le stock initial exactement à une date de référence ?

Oui, et c'est le seul travail qui se situe vraiment avant le démarrage. Vous choisissez une date de référence, vous saisissez les quantités par lieu de stockage et le prix de revient que vous avez payé en dernier. À partir de cette date, chaque changement est un mouvement avec un motif, une personne et un horodatage. Sans un début propre, pas de suivi propre non plus, et c'est la première question plus tard, au moment de la valorisation.

Que se passe-t-il si le fournisseur livre moins que commandé ?

La réception est confrontée à la commande. Livré, en attente et en trop figurent côte à côte avant que vous n'enregistriez. C'est la quantité réellement livrée qui entre en stock, le reliquat reste ouvert et réapparaît à la livraison suivante. Si le prix de revient s'écarte de la commande, l'écart est affiché plutôt que repris en silence dans la valeur de stock.

Que dira notre fiduciaire de la valorisation ?

La méthode est fixée par article et ne bouge plus ensuite, parce que le principe de permanence supporte mal un changement en cours d'exercice. Pour chaque date de référence, une liste de valorisation peut être tirée : quantité, prix de revient, valeur et les mouvements d'où la valeur provient. Votre fiduciaire reçoit ainsi non pas un chiffre pour le bilan, mais le chemin qui y mène.

Pouvons-nous compter sans fermer l'entreprise ?

Oui. Le comptage se fait à une date de référence, les mouvements postérieurs sont tenus à part et décomptés. On compte par sections, rayon par rayon ou lieu par lieu, même sur plusieurs jours. À la fin, il y a une liste d'écarts : ce qui manque, ce qui est en trop, ce qui s'écarte étonnamment souvent. Chaque correction demande un motif, aucun écart ne disparaît par écrasement.

Où se trouvent nos données de stock, et qu'en voit un modèle d'IA externe ?

Vos données sont hébergées en Suisse. Avant que quoi que ce soit ne soit envoyé à un modèle d'IA externe, notre Sensitive Data Guard masque ou bloque les contenus personnels, contractuels et financiers ; seule la part libérée et non identifiante est transmise, sous contrats sans entraînement. Pour les stocks, cela signifie concrètement : les prix de revient et les conditions fournisseurs sont des contenus financiers et font partie de ce qui est filtré.

Qui a le droit de corriger les stocks, et cela se voit-il après coup ?

Peut corriger qui en a le rôle, et uniquement avec un motif : casse, démarque, erreur de comptage, reprise. La correction ne remplace pas l'ancienne valeur, elle s'ajoute comme mouvement à part entière. Dans la chaîne d'audit, chaque entrée porte la personne et l'horodatage et est liée à la précédente, de sorte qu'un lissage après coup se remarque au lieu de disparaître.

Que devient la marchandise qui revient ?

La reprise se rattache à l'avoir et s'enregistre comme un mouvement à part entière avec son propre motif, pas comme une hausse de stock silencieuse. Savoir si la marchandise est de nouveau vendable, c'est vous qui en décidez et non le système : vous la libérez, vous la sortez en rebut ou vous la mettez de côté pour contrôle. Dans l'historique de l'article, il reste visible que cette pièce est déjà sortie une fois.