Du devis à la facture payée, préparé par l'assistant.

Facturer, ce n'est plus saisir, c'est vérifier.

Rédiger une facture n'est pas le vrai problème dans une PME suisse. Le problème, c'est la boucle qui suit : la facture au client, l'encaissement à la banque, le rapprochement dans la comptabilité, le rappel si elle n'arrive pas, l'avoir si le client conteste, le retour de stock qui en découle. Cinq outils, trois responsables, une demi-journée perdue par semaine. C'est précisément dans cette boucle qu'une IA qui prépare entre en jeu.

20 collaborateurs, 60 factures par mois, combien de temps vous économisez.

Une PME suisse moyenne avec 20 collaborateurs et 60 factures sortantes par mois passe traditionnellement environ 12 heures par mois à facturer, rapprocher et relancer, réparties sur trois personnes. Avec l'assistant, cela tombe à environ 3 heures, parce que le gros du travail (création, envoi, rapprochement, proposition de relance) est déjà fait lorsqu'un humain regarde la première fois. Cela représente 108 heures par an, à un taux horaire suisse moyen de CHF 50, c'est une capacité récupérée d'environ CHF 5'400 par an, dans la facturation seule. À cela s'ajoute l'effet le plus précieux : les relances tournent sans oubli, le DSO baisse, la trésorerie s'améliore.

Pour quelles entreprises c'est rentable.

C'est conçu pour les PME suisses qui facturent régulièrement et doivent garder le fil entre l'offre, la commande et l'encaissement : artisanat et construction, services techniques, conseil, négoce qui demande des explications. Typiquement quelques dizaines de factures sortantes par mois, une clientèle récurrente avec ses propres conditions de paiement, et un fiduciaire qui établit le bouclement.

Le gain est le plus net là où la même position est ressaisie plusieurs fois : une fois dans l'offre, une fois dans la facture, une fois dans la comptabilité. Plus cette chaîne est longue et plus elle passe de mains, plus il compte que le client, les positions et l'UID soient saisis une seule fois et suivent ensuite la pièce.

Ce que la direction et la comptabilité demandent en premier.

Aujourd'hui nous rédigeons les factures dans Word et le fiduciaire comptabilise. Qu'est-ce qui change ?

La facture naît des mêmes indications qui figurent déjà dans l'offre, au lieu d'être saisie une deuxième fois. Pour le fiduciaire, le sens change : il reçoit des pièces auxquelles le client, les positions et le taux de TVA sont déjà rattachés, plutôt qu'un paquet en fin de mois. Qui paie aujourd'hui un forfait pour la saisie déplace cette part du mandat.

La facture QR est-elle vraiment conforme à la norme ?

La partie QR est générée selon le standard SIX : QR-IBAN, référence structurée, montant, monnaie et coordonnées du bénéficiaire dans le Swiss QR Code. La référence est celle qui revient à l'encaissement, si bien que le rapprochement tombe juste plus tard, sans recherche. Le contrôle a lieu avant l'envoi, et non le jour où un paiement ne peut pas être attribué.

Comment se déroulent les rappels, et est-ce que j'en garde le contrôle ?

En trois niveaux : premier rappel, deuxième mise en demeure, sommation finale, avec des délais que vous fixez par client. La vague est préparée d'elle-même, elle ne part qu'une fois que vous l'avez validée — une relation client de longue date supporte un autre délai qu'un premier client, et cette décision reste chez vous. Chaque niveau figure avec sa date dans l'historique de la pièce.

Que se passe-t-il lors d'un avoir ?

L'avoir naît de la facture, avec les mêmes positions et la même référence. S'il porte sur de la marchandise, le stock est corrigé dans la même opération, et non dans une deuxième saisie. Vous contrôlez et validez ; l'avoir comme la correction de stock se rattachent ensuite à la pièce d'origine.

Où se trouvent nos données de facturation, et qu'en est-il de la nLPD ?

Vos données sont hébergées en Suisse. Avant que quoi que ce soit ne soit envoyé à un modèle d'IA externe, notre Sensitive Data Guard masque ou bloque les contenus personnels, contractuels et financiers ; seule la part libérée et non identifiante est transmise, sous contrats sans entraînement. Les demandes d'accès et d'effacement selon la nLPD se documentent par la chaîne d'audit, avec la personne et l'horodatage.

Nous exploitons deux marques sous une même société. Est-ce possible ?

Oui, par les profils d'entreprise : logo propre, expéditeur propre, textes de facture propres et numérotation propre par profil. La clientèle voit la marque avec laquelle elle traite. La comptabilité reste consolidée, parce que les pièces de tous les profils arrivent dans la même chaîne.

Comment la TVA est-elle traitée ?

Par position, au taux en vigueur, 8.1 %, 3.8 % ou 2.6 %, et indiquée séparément sur la facture. Les prestations d'exportation et les prestations à des destinataires à l'étranger sont signalées en conséquence. Le décompte s'appuie sur ces mêmes positions, au lieu d'être reconstitué en fin de trimestre à partir de totaux.

Que dit le fiduciaire sur la sécurité de révision ?

Chaque facture, chaque rappel et chaque avoir est chaîné à l'entrée précédente, de sorte qu'une modification après coup deviendrait visible dans la chaîne. Chaque pièce porte la personne et l'horodatage. C'est la forme qu'exige une conservation selon la GeBüV, et elle se trouve auprès de la pièce elle-même, pas dans un protocole séparé.