Un savoir qui reste quand la personne s'en va.

Le savoir n'est pas perdu. Il est seulement introuvable.

La procédure de délimitation annuelle vit dans un document Word sur un lecteur, l'exception dans un courriel de 2024, et la véritable justification est connue de la personne qui part à la retraite cet été. Tant qu'elle est là, tout fonctionne, parce qu'on peut demander. Ensuite, la même procédure est réinventée, généralement un peu moins bien, et l'exception passe à la trappe la première fois. Ce n'est pas un problème de documentation, c'est un problème de trouvabilité.

Le départ à la retraite qui ne déclenche plus un projet.

Faites le calcul avec vos propres chiffres. La part courante, c'est le temps qui part chaque jour en questions dont la réponse existe déjà dans la maison, dans bien des entreprises dix à vingt minutes par personne et par jour. L'autre part est rare mais coûteuse : le départ ou la retraite d'une personne clé. Si une procédure a déjà dû être reconstruite chez vous après un départ, vous connaissez l'ordre de grandeur, et vous savez aussi que le dommage n'est pas dans les heures, mais dans les erreurs des premiers mois qui suivent.

Pour qui c'est conçu.

C'est conçu pour les entreprises suisses d'environ dix à cent collaborateurs dont les procédures doivent exister par écrit : fiduciaire et conseil, services techniques, planification et construction, production avec assurance qualité, établissements de soins et de formation. On y trouve typiquement des directives sur un lecteur réseau, des modèles en plusieurs versions, et une poignée de personnes à qui l'on s'adresse dès que quelque chose n'est pas clair.

Le gain est le plus net là où le même travail est fait par des personnes qui changent : temps partiels, remplacements, apprentis, pointes saisonnières. Plus une procédure passe entre de nombreuses mains, plus elle doit être expliquée souvent, et plus il vaut la peine que l'explication tienne une fois et puisse être citée la fois suivante avec sa source.

Ce que les directions et les responsables d'équipe demandent en premier.

Nous avons un lecteur réseau avec des documents accumulés sur des années. Faut-il d'abord faire le ménage ?

Le ménage n'est pas la condition, c'est le résultat. Vous téléversez l'existant tel qu'il est aujourd'hui, et vous travaillez dès lors par questions plutôt que par dossiers. Chaque réponse est accompagnée du document dont elle provient. Si cela fait apparaître que trois versions de la même directive cohabitent, c'est précisément l'endroit où le ménage vaut vraiment la peine.

Comment savons-nous qu'une réponse provient de nos propres documents ?

Parce que la source est indiquée. Chaque réponse est accompagnée de l'entrée de wiki ou du document dont elle provient, et vous ouvrez le passage concerné d'un clic. Ce qui est apprécié n'est donc pas une affirmation de la plateforme, mais votre propre texte. Qui réutilise la réponse, par exemple dans un courriel à la clientèle, peut transmettre la source avec elle.

Chaque personne voit-elle alors tout ce qui est documenté dans la maison ?

Non. Les droits sur l'existant valent aussi pour la réponse : ce qu'une personne n'a pas le droit d'ouvrir dans le classement n'apparaît pas non plus comme extrait dans sa réponse. Les documents touchant aux salaires restent au service du personnel, les contrats chez les ayants droit, la partie générale est ouverte à tous. La même question reçoit donc une réponse plus ou moins étendue selon le rôle.

Nos documents contiennent des contrats et des données du personnel. Où se trouvent-ils, et qu'est-ce qui part vers un modèle d'IA ?

Vos données sont hébergées en Suisse. Avant que quoi que ce soit ne soit envoyé à un modèle d'IA externe, notre Sensitive Data Guard masque ou bloque les contenus personnels, contractuels et financiers ; seule la part libérée et non identifiante est transmise, sous contrats sans entraînement. L'hébergement se fait dans les centres de données certifiés ISO 27001 de Hostpoint, et nos propres processus de sécurité sont alignés sur ISO 27001.

Quels formats de fichiers pouvons-nous déposer ?

PDF, Word, Excel, PowerPoint, fichiers texte, Markdown et CSV, ainsi que les formats de code et de données courants. Au téléversement, le texte est extrait pour que le document devienne consultable ; à côté, le fichier reste au format d'origine et se télécharge comme auparavant. Au quotidien, cela veut dire qu'un document existant se dépose tel quel, sans être d'abord converti dans un nouveau format.

Qui entretient tout cela, quand chacun est pris par les affaires courantes ?

L'entretien tient au travail, pas à un plan rédactionnel. Qui a répondu à une question fait de sa réponse une entrée, et cela prend à peu près le temps du courriel qui aurait été écrit sinon. Les sujets qui manquent encore se signalent d'eux-mêmes, parce que la même question revient une deuxième et une troisième fois.

Comment nous assurer que tout le monde utilise le même modèle d'offre ?

En plaçant le modèle là où le document naît. Contrats, offres et rapports sont produits à partir de modèles validés, au lieu d'être copiés depuis la dernière version d'une collègue. Si une clause change, quelqu'un la change sur le modèle, et le document suivant porte la nouvelle version. Qui a le droit de valider est une question de rôle.

Une personne clé part à la retraite. Qu'en faisons-nous concrètement ?

Vous commencez par les procédures qui ne passent aujourd'hui que par cette personne, et vous déroulez la liste sur les mois qui restent : par procédure une entrée, avec les étapes, les exceptions et la justification. La justification est la part qui, sinon, s'en va avec elle. Ensuite, la succession pose la même question et reçoit la réponse avec sa source, au lieu de la reconstruire.