Des formulaires numériques créés en quelques minutes, pour l'interne comme pour l'externe. Chaque annonce suit ensuite un chemin défini, avec attribution, relance et une vue de tous les cas ouverts.
Un orage de grêle, une réorganisation, une nouvelle prescription, et il faut soudain un formulaire. Le PDF est prêt en une heure. Puis 60 annonces reviennent par courriel, quelqu'un ouvre un tableau Excel, quelqu'un d'autre relance, un cas est traité deux fois et deux restent en plan parce que la personne responsable était en vacances. Après quatre semaines, plus personne ne sait quel cas est dans quel état, et l'analyse du nombre de sinistres par type se fait à la main.
Le travail n'est pas la saisie, c'est le traitement qui suit. Ces cinq points le portent.
Faites le calcul avec vos propres chiffres. Un événement qui déclenche 60 annonces coûte, en version manuelle, environ dix minutes par cas en pure administration : saisir, attribuer, relancer, tenir le statut à jour. Cela fait dix heures avant qu'un seul sinistre ne soit traité. Plus coûteux que ces heures sont pourtant les deux ou trois cas qui restent en plan. Que cela signifie chez vous une cliente mécontente, un délai d'annonce manqué auprès de l'assurance ou un sinistre qui se répète, vous le savez mieux que nous, et ce sont précisément ces cas qui rendent un workflow rentable.
C'est pensé pour les entreprises et organisations suisses d'environ cinq à cinquante collaborateurs chez qui arrivent régulièrement plus d'annonces qu'une seule personne ne peut en retenir : gérance immobilière, construction et artisanat, bureaux fiduciaires et d'assurance, services techniques, associations et coopératives. Typiquement quelques dizaines d'annonces par événement, deux à quatre personnes au traitement, et un délai fixé de l'extérieur.
En tire le plus qui traite toujours le même type de cas et le suit à plusieurs. C'est là que paie le fait d'avoir défini le chemin une fois au lieu de le convenir à chaque fois : celle qui part en vacances n'emporte aucun cas, et à la vague suivante le formulaire est déjà là.
Prenez celui qui génère le plus de trafic chez vous et posez à côté le PDF ou la feuille Word existante : les champs qui s'y trouvent sont votre liste de champs. S'y ajoute ce qui n'est écrit nulle part aujourd'hui mais vit dans la tête d'une collègue : qui a le droit de déposer l'annonce, quelles étapes suivent, qui est responsable de quelle étape et après combien de jours sans réaction une relance part. Puis vous publiez le formulaire, en interne pour les collaborateurs ou en externe pour les partenaires et la clientèle.
Ensuite, il vient peu de choses. Le deuxième et le troisième formulaire, vous les construisez vous-même, parce que le déroulement est clair après le premier, et vous les construisez quand le cas suivant les réclame. Vous ne devez emporter que ce qui est encore ouvert : les cas de l'ancien chemin, vous les terminez là-bas, et le tableau Excel qui portait jusqu'ici la vue d'ensemble s'éteint avec le dernier de ces cas.
Parler, signaler, informer — sans que personne ne garde trois programmes ouverts.
Messagerie, rendez-vous, documents, notes : la journée de travail, pas la boîte à outils.
Du premier contact au contrat signé, en une chaîne continue.
Ce qui porte l'entreprise : commandes, stocks, immobilisations, projets, tickets.
Ce que l'entreprise sait reste trouvable — même quand quelqu'un s'en va.
Dix-huit modules, une seule interface, une seule connexion. Pas un assemblage d'outils qui s'ignorent.
Nous construisons un formulaire en direct, déposons un cas, laissons tourner le workflow et vous montrons la vue des cas avec le goulet dedans. Sans contrat, sans préparation.