De l'embauche au certificat de salaire, préparé par l'assistant.

La paie n'est pas un tableau, c'est un règlement.

Une vague de salaires suisse combine douze taux de cotisation, des exceptions cantonales, deux assureurs et un fiduciaire, chaque mois. AVS, AI, APG, AC, LPP, LAA-AP, LAA-ANP, IJM, CAF, impôt à la source, allocations familiales, frais. Ce qui commence par «la paie est lancée» finit souvent par cinq corrections, un tableur tenu à part, et un regard nerveux sur le certificat de salaire en janvier. Un assistant qui prépare comble le vide entre les données de base et le document AFC fini.

20 collaborateurs, vague de salaires mensuelle, combien de temps vous économisez.

Une PME suisse moyenne avec 20 collaborateurs consacre traditionnellement environ 14 heures par mois à la saisie de temps, la préparation des salaires, le calcul des cotisations sociales, le téléversement bancaire et la coordination avec le fiduciaire, réparties entre la responsable paie et la direction. Avec l'assistant, cela tombe à environ 3 heures, parce que calcul, provision et vague Pain.001 sont déjà prêts lorsqu'un humain contrôle la première fois. Cela représente 132 heures par an, à un taux horaire suisse de CHF 50, c'est une capacité récupérée de CHF 6'600 par an, dans la paie seule. L'effet le plus précieux se montre en janvier : le certificat de salaire sort en un clic, pas après deux semaines de préparation Excel.

À qui cette comptabilité des salaires est destinée.

C'est conçu pour les entreprises suisses d'environ cinq à cinquante collaborateurs qui préparent la paie elles-mêmes et n'ont pas de service des salaires à elles : artisanat et construction, restauration, services techniques, conseil, cabinets et études. Typiquement une personne qui fait la paie en plus de son vrai travail, un fiduciaire en arrière-plan, des salariés au mois et à l'heure côte à côte, et plus d'un canton.

Le gain est le plus net là où la paie est préparée en interne aujourd'hui, en passant sans cesse de la saisie du temps aux frais puis au tableur. Plus il y a de sources qui alimentent une même paie, plus il compte qu'elles se rejoignent en un seul endroit et que chaque modification reste traçable avec la personne et l'horodatage.

Ce que les directions et les responsables de la paie demandent en premier.

Notre fiduciaire fait la paie. Devient-il superflu ?

Non, et ce n'est pas non plus le but. Ce qui se déplace, c'est la répartition du travail : les données de base, les heures, les absences et le calcul sont prêts dans l'entreprise, et le fiduciaire contrôle et conseille au lieu de recopier des chiffres que vous lui avez envoyés par courriel. Beaucoup d'entreprises le gardent pour le bouclement annuel, les cas particuliers et la coordination avec les assureurs.

Pouvons-nous changer en cours d'année ?

Oui, à une condition : les cumuls annuels par collaborateur doivent suivre. Sans eux, des montants-limites comme le salaire maximum AC ou le salaire coordonné LPP repartent à zéro, et le reste de l'année se calcule faux. Ces valeurs figurent sur le dernier décompte de votre solution actuelle. La coupure propre est un changement de mois ou de trimestre, pas une date au milieu du mois.

Comment les heures, les heures supplémentaires et les absences arrivent-elles dans la paie ?

Depuis la saisie du temps de la même plateforme. Qui rapporte des heures, prend des vacances ou s'annonce malade produit ainsi la base de la paie, rien n'est recopié. Pendant la préparation, vous voyez par personne quels rapports sont entrés et lesquels sont encore ouverts. S'il manque quelque chose, cela se voit avant la validation et non sur le bulletin de salaire.

Nous employons des personnes imposées à la source dans deux cantons. Est-ce possible ?

Oui. Le canton et le code de barème sont tenus par personne, et le décompte suit le canton compétent pour cette personne. Au bouclement mensuel, le relevé destiné à l'administration fiscale cantonale concernée est établi. Ce que vous gardez vous-même à l'œil : le changement de barème en cas de mariage, de naissance ou de changement de permis. Annoncez la modification, et la paie suivante en tient compte.

Où se trouvent nos données salariales, et qu'en est-il de la nLPD ?

Vos données sont hébergées en Suisse. Avant que quoi que ce soit ne soit envoyé à un modèle d'IA externe, notre Sensitive Data Guard masque ou bloque les contenus personnels, contractuels et financiers ; seule la part libérée et non identifiante est transmise, sous contrats sans entraînement. Le calcul des salaires lui-même est un travail de calcul dans le système et ne passe par aucun modèle de langue. Les demandes d'accès et d'effacement selon la nLPD se documentent par la chaîne d'audit, avec la personne et l'horodatage.

Qui, dans l'entreprise, voit les salaires ?

La paie n'est pas une zone ouverte de la plateforme. Qui peut voir les données salariales et valider une paie se définit lors de la mise en place, et ne s'attribue pas au passage dans le quotidien. Chaque modification et chaque validation figure dans la chaîne d'audit, traçable avec la personne et l'horodatage. Les échelons dont votre entreprise a besoin, par exemple des droits séparés pour la préparation et la validation, se clarifient avant la mise en place et non après.

Que se passe-t-il en fin d'année ?

Au fil de l'année, les genres de salaire, les déductions et les allocations s'accumulent par personne. Il en résulte la base des déclarations annuelles et du certificat de salaire, au lieu de reconstruire un classeur Excel à l'envers en janvier. Les champs dont votre entreprise a réellement besoin, par exemple le règlement des frais, la part privée du véhicule d'entreprise ou les repas, se passent au mieux en revue sur vos propres chiffres, avec votre fiduciaire.

Salaire horaire, temps partiel, 13e salaire, entrée au milieu du mois : tout cela est-il couvert ?

Salaire mensuel et salaire horaire côte à côte, taux d'occupation, 13e salaire, calcul au prorata en cas d'entrée et de sortie au milieu du mois, bonus et allocations sont le cas normal et sont représentés dans la paie. Les montages plus inhabituels comme le salaire à la pièce, des indemnités d'équipe complexes ou des modèles de CCT avec leurs propres règles de calcul méritent d'être examinés au préalable. Prenez deux ou trois cas réels dans la démo, cela éclaire plus qu'une liste de fonctions.