Che cosa l’IA non può fare per le vostre offerte, e che cosa può
Fare offerte è il processo che ogni PMI vuole automatizzare per primo. È anche quello in cui l’automazione va storta nel modo più costoso.
Chiedete a un titolare di PMI svizzera quale processo vorrebbe accelerare di più: in molti rispondono l’offerta. È lenta, si fa sotto pressione, e chi la fa bene di solito è chi ha meno tempo.
È anche il peggior primo progetto di automazione possibile, e vale la pena dire con precisione perché.
Che cosa contiene davvero un’offerta
Quattro cose diverse, e solo due sono testo.
Il testo standard. Dati aziendali, condizioni, validità, clausole tipo. Pura ripetizione.
La descrizione delle prestazioni. Che cosa farete, formulato per questo cliente. Testo — ma testo che vi impegna.
Il prezzo. Un numero che dipende dai vostri costi, dal carico di questo mese, da ciò che sapete di questo cliente e da ciò che sospettate di un concorrente.
La valutazione del rischio. Se presentare un’offerta, che cosa escludere, dove mettere una riserva. Quasi mai scritta da nessuna parte.
Dove un modello aiuta e dove non deve
Sulle prime due è davvero bravo. Comporre il testo standard, adattare una descrizione delle prestazioni da un incarico simile, produrre lo stesso documento in un buon tedesco, francese e italiano — sono ore alla settimana in un’azienda che fa offerte regolarmente.
La terza non deve produrla. Un modello a cui si danno vecchie offerte dedurrà volentieri un prezzo, e quel prezzo sembrerà ragionevole pur derivando da uno schema e non da un costo. Appena una cifra generata raggiunge il cliente, vi vincola; il vostro fornitore di software no.
La quarta non può proprio farla, perché gli elementi stanno in una conversazione avuta in cantiere.
La forma che funziona
Lasciate che il sistema componga tutto tranne i numeri, con i campi di prezzo vuoti e chiaramente segnalati, e fate in modo che l’offerta si rifiuti di generarsi come documento finale finché una persona non li ha compilati e confermati.
Non è un limite da aggirare. È il progetto. Il risultato fa risparmiare tempo vero sull’ottanta per cento che è composizione, e tiene il venti per cento che crea obblighi esattamente dove deve stare.