Hegyon registra gli ingressi, tiene le scorte con FIFO o media ponderata, propone i riordini e prepara l'inventario, Lei dà il via libera. Magazzino svizzero, senza fogli di calcolo.
Un articolo entra, un altro esce, un terzo viene reso. Ogni movimento deve atterrare nel magazzino, nella contabilità, nella valutazione e, a fine anno, nel valore d'inventario a bilancio. Con 500 articoli su tre sedi il risultato è spesso un foglio di calcolo che non quadra del tutto, e un inventario che impegna due persone tre giorni la settimana prima di Capodanno. Dove magazzino e contabilità divergono, là cominciano le correzioni, e le domande GeBüV.
Dietro il semplice saldo c'è una gestione completa con le esigenze svizzere di bilancio, questi cinque punti sono la base.
Una PMI svizzera media con 500 articoli su tre sedi spende tradizionalmente circa 10 ore al mese in manutenzione scorte, correzioni, riordini e riconciliazione con la contabilità, più circa 50 ore per l'inventario annuale, distribuite su due persone. Con l'assistente il carico mensile scende a circa 2 ore, perché i movimenti si registrano automaticamente e le proposte d'ordine sono già pronte. L'inventario annuale scende a circa 12 ore, perché gira da mobile con lettore di codice a barre e lista delle differenze. Sono 134 ore all'anno, a una tariffa oraria svizzera di CHF 50, è una capacità recuperata di CHF 6'700 all'anno. L'effetto più prezioso: nessuna sorpresa dal fiduciario quando il valore di magazzino entra a bilancio.
È costruito per le PMI svizzere che la merce la toccano davvero: commercio di prodotti che richiedono spiegazioni, artigianato con magazzino di materiale e pezzi di ricambio, piccola produzione, servizio tecnico con i veicoli di servizio come magazzini esterni. Tipicamente da qualche centinaio a poche migliaia di articoli, da una a cinque ubicazioni e un fiduciario che a fine anno vuole vedere un valore di magazzino documentabile. Chi oggi tiene un file Excel per sede e a fine mese li somma è il caso tipico.
Si adatta al meglio a un assortimento contenuto che si muove ogni giorno: artigianato con il materiale sul camion, servizio tecnico con i pezzi di ricambio, commercio con qualche centinaio di posizioni. Lì non decide la profondità del sistema, ma se il venerdì pomeriggio il numero è ancora giusto.
Esporti i Suoi articoli come CSV, da Excel, dalla cassa o dal sistema attuale: denominazione, unità, prezzo di costo, quantità per ubicazione e, se li ha, numero articolo e codice a barre. hegyon assegna le colonne, attribuisce i numeri articolo mancanti e Le mostra, prima dell'importazione, che cosa considera lo stesso articolo sotto due grafie. Nulla viene unito automaticamente. Le quantità iniziali vengono registrate come scrittura di apertura a una data di riferimento che stabilisce Lei, così che ogni movimento successivo abbia un inizio.
Dopo viene poco: nessuna campagna di etichettatura prima dell'avvio, nessuna codifica delle ubicazioni, nessun progetto lungo un trimestre. Conviene cominciare dagli articoli che fanno fatturato o che escono regolarmente, e riprendere il resto al primo conteggio. E quello che non deve portarsi dietro, lo lascia: le schede morte senza movimento da anni e l'intrico di formule del vecchio foglio di calcolo, la cui logica nessuno sa più spiegare.
Parlare, segnalare, informare — senza che nessuno tenga aperti tre programmi.
Posta, appuntamenti, documenti, note: la giornata di lavoro, non la cassetta degli attrezzi.
Dal primo contatto al contratto firmato, in una catena continua.
Ciò che regge l'azienda: ordini, scorte, cespiti, progetti, ticket.
Ciò che l'azienda sa resta reperibile — anche quando qualcuno se ne va.
Diciotto moduli, una sola interfaccia, un solo accesso. Non un mosaico di strumenti che non si conoscono.
Le mostriamo una scorta attuale con movimenti, una proposta d'ordine automatica dalle soglie minime, e un inventario mobile che acquisisce 100 articoli in dieci minuti. Senza contratto, senza preparazione.