Dall'import CAMT alla partita aperta, preparato dall'assistente.

La riconciliazione CAMT non è banking, è lavoro investigativo.

Ogni giorno arrivano file CAMT.053 e CAMT.054 da due o tre conti bancari. 250 movimenti al mese, ciascuno da assegnare all'operazione giusta: pagamento QR in entrata su una fattura cliente, pagamento fornitore in uscita su una fattura entrante, giro stipendi ai collaboratori, commissione bancaria a un conto costo, acconto IVA al decompto. A mano si cercano due ore al giorno, e si manca comunque lo sconto che il cliente ha dedotto.

3 conti bancari, 250 movimenti al mese, quanto tempo riguadagna.

Una PMI svizzera media con tre conti bancari e 250 movimenti al mese spende tradizionalmente circa 12 ore al mese in import CAMT, assegnazione manuale e chiarimento delle differenze, di solito nelle mani della contabile, con picchi a fine mese. Con l'assistente scende a circa 2 ore, perché il 95 % dei movimenti è già abbinato tramite riferimento QR e causale. Sono 120 ore all'anno, a una tariffa oraria svizzera di CHF 50, è una capacità recuperata di CHF 6'000 all'anno, solo nella riconciliazione bancaria. L'effetto più prezioso: vede ogni mattina com'è davvero la Sua liquidità, non solo a fine mese, quando il fiduciario consegna i numeri.

A chi la riconciliazione bancaria risparmia lavoro vero.

È costruito per le PMI svizzere che tengono la contabilità in casa e gestiscono i pagamenti su uno a quattro conti bancari: artigianato ed edilizia, servizi tecnici, commercio, consulenza. Tipicamente fatture con riferimento QR, un giro di pagamenti ai fornitori ogni una o due settimane, un fiduciario per la chiusura e una persona che finora ha spuntato l'estratto conto riga per riga.

Rende di più dove incassi e fatture aperte si incontrano con regolarità e oggi qualcuno li abbina a mano. Più posizioni ci sono su un estratto, più grande è la differenza fra abbinare e verificare — e prima la direzione vede che cosa è stato davvero pagato.

Che cosa chiedono per prima cosa direzione e contabilità.

Di quali file avete bisogno dalla nostra banca?

L'estratto conto come camt.053, i dettagli degli accrediti collettivi come camt.054 e, se vuole seguire l'andamento della giornata, camt.052. Tutti e tre li fornisce la Sua banca tramite l'e-banking, di regola come file quotidiano; alcuni istituti richiedono per questo un'attivazione una tantum. Non serve altro: nessun contratto a parte, nessuna programmazione di interfacce, e gli ordini di pagamento esistenti proseguono come prima.

E i pagamenti in cui il cliente non indica alcun riferimento?

Quelli hegyon li abbina tramite importo, nome dell'ordinante e testo della causale, e presenta la corrispondenza come proposta, con accanto il motivo. Se nulla combacia in modo univoco, la registrazione resta nell'elenco dei casi aperti invece di infilarsi da qualche parte. È la parte che richiede la Sua attenzione, ed è proprio per questo che sta a parte e non in mezzo al resto.

Come vengono trattati i pagamenti parziali e gli accrediti collettivi?

Un accredito collettivo arriva sull'estratto come un unico importo; le singole posizioni relative stanno nel camt.054. hegyon scompone la registrazione collettiva nei suoi singoli pagamenti e compensa ognuno con la fattura a cui appartiene il suo riferimento strutturato. Se qualcuno paga solo una parte, l'importo residuo resta come partita aperta e prosegue nei solleciti, senza che nessuno debba integrare qualcosa in seguito.

Possiamo anche disporre pagamenti, o soltanto leggerli?

Anche disporli. Dalle fatture approvate in contabilità fornitori nasce un ordine di pagamento come file pain.001, che Lei inoltra nell'e-banking; la risposta della Sua banca torna come pain.002 e mostra, posizione per posizione, che cosa è stato accettato e che cosa respinto. Il regolamento delle firme resta dove deve stare: presso la Sua banca. hegyon prepara l'ordine, a firmare sono le persone.

Gli estratti conto sono delicati. Dove si trovano, e che cosa ne vede un modello di IA?

I Suoi dati sono ospitati in Svizzera. Prima che qualcosa venga inviato a un modello di IA esterno, il nostro Sensitive Data Guard maschera o blocca i contenuti personali, contrattuali e finanziari; viene trasmessa solo la parte rilasciata e non identificante, sotto contratti senza addestramento. L'abbinamento in sé, ossia riferimento, importo e partita aperta, gira come regola di calcolo nell'applicazione e per questo non ha bisogno di un modello linguistico.

Che cosa succede se una registrazione è stata abbinata in modo sbagliato?

Scioglie l'abbinamento e assegna la registrazione alla fattura giusta. Nulla viene cancellato: l'abbinamento originario, la correzione, la persona e il momento stanno nella catena di audit, come la GeBüV richiede per una contabilità ricostruibile. Per le posizioni ricorrenti senza riferimento, per esempio commissione bancaria, affitto o rata di leasing, imposta una regola una volta sola.

Come ci lavora poi il nostro fiduciario?

Riceve un proprio accesso con un proprio ruolo e vede quello che deve vedere, oppure si estrae i dati per il suo software di chiusura. Poiché ogni registrazione porta con sé il suo giustificativo, il suo abbinamento e la sua approvazione, il giro di domande sulle singole posizioni viene meno. La differenza rispetto a oggi è soprattutto di tempi: a fine mese l'estratto conto è già riconciliato e non diventa un tema solo allora.

Quanto è affidabile la previsione di liquidità?

Affidabile quanto ciò che è già registrato: crediti verso clienti in scadenza, fatture approvate in contabilità fornitori, salari, addebiti ricorrenti. Ne esce un quadro per le prossime settimane che tiene, finché non si aggiunge qualcosa di non registrato. Quello che non sa fare è prevedere nuovi affari o valutare se un cliente moroso questa volta pagherà. È una proiezione dai Suoi stessi numeri, non un pronostico.