Moduli digitali creati in pochi minuti, per l'interno come per l'esterno. Ogni segnalazione segue poi un percorso definito, con assegnazione, sollecito e una panoramica di tutti i casi aperti.
Una grandinata, una riorganizzazione, una nuova prescrizione, e serve improvvisamente un modulo. Il PDF è pronto in un'ora. Poi tornano 60 segnalazioni via e-mail, qualcuno apre un foglio Excel, qualcun altro sollecita, un caso viene lavorato due volte e due restano fermi perché la persona responsabile era in vacanza. Dopo quattro settimane nessuno sa più quale caso sia in quale stato, e l'analisi di quanti danni di quale tipo siano stati segnalati si fa a mano.
Il lavoro non è la raccolta dei dati, è la lavorazione successiva. Questi cinque punti la sostengono.
Faccia il calcolo con i Suoi numeri. Un evento che genera 60 segnalazioni costa, nella variante manuale, circa dieci minuti per caso di pura amministrazione: registrare, assegnare, sollecitare, tenere aggiornato lo stato. Sono dieci ore prima che un solo danno sia stato lavorato. Più costosi di quelle ore sono però i due o tre casi che restano fermi. Se per Lei significhi una cliente scontenta, un termine di notifica mancato con l'assicurazione o un danno che si ripete, lo sa meglio di noi, ed è esattamente per quei casi che un workflow alle spalle del modulo si ripaga.
È pensato per aziende e organizzazioni svizzere da circa cinque a cinquanta collaboratori, dove arrivano regolarmente più segnalazioni di quante una sola persona ne possa tenere a mente: amministrazione di stabili e immobili, edilizia e artigianato, studi fiduciari e agenzie di assicurazione, servizi tecnici, associazioni e cooperative. Tipicamente: alcune decine di segnalazioni per evento, da due a quattro persone nella lavorazione e un termine fissato dall'esterno.
Ne ricava di più chi lavora sempre lo stesso tipo di caso e lo segue in più persone. Lì paga il fatto che il percorso sia definito una volta invece di essere concordato ogni volta: chi va in vacanza non si porta dietro nessun caso, e alla prossima ondata il modulo è già pronto.
Prenda quello che da Lei genera più traffico e metta accanto il PDF o il foglio Word esistente: i campi che vi stanno sopra sono il Suo elenco di campi. Si aggiunge ciò che oggi non è scritto da nessuna parte ma vive nella testa di una collega: chi può inoltrare la segnalazione, quali passaggi seguono, chi è responsabile di quale passaggio e dopo quanti giorni senza reazione parte il sollecito. Poi pubblica il modulo, all'interno per i collaboratori oppure all'esterno per partner e clientela.
Dopo viene poco. Il secondo e il terzo modulo li costruisce da sé, perché dopo il primo lo svolgimento è chiaro, e li costruisce quando il caso successivo li richiede. Deve portarsi dietro solo ciò che è ancora aperto: i casi del vecchio percorso li porta a termine lì, e il foglio Excel che finora ha retto la visione d'insieme si esaurisce con l'ultimo di quei casi.
Parlare, segnalare, informare — senza che nessuno tenga aperti tre programmi.
Posta, appuntamenti, documenti, note: la giornata di lavoro, non la cassetta degli attrezzi.
Dal primo contatto al contratto firmato, in una catena continua.
Ciò che regge l'azienda: ordini, scorte, cespiti, progetti, ticket.
Ciò che l'azienda sa resta reperibile — anche quando qualcuno se ne va.
Diciotto moduli, una sola interfaccia, un solo accesso. Non un mosaico di strumenti che non si conoscono.
Costruiamo un modulo dal vivo, inoltriamo un caso, lasciamo girare il workflow e Le mostriamo la panoramica dei casi con dentro il collo di bottiglia. Senza contratto, senza preparazione.