Attività, budget e ore sono legati a cliente, documento e contratto, invece di vivere in uno strumento a parte. Previsto contro consumato, in ogni momento, senza esportazione.
Le attività stanno in uno strumento di progetto, le ore nel rilevamento, le fatture fornitori in contabilità e l'offerta in un PDF in fondo a uno scambio di e-mail. Ogni fonte è corretta di per sé. Alla domanda se il progetto abbia guadagnato non risponde comunque nessuno prima di fine mese, perché la risposta nasce solo quando qualcuno unisce tre esportazioni in un foglio Excel. Quando arriva, metà dei costi è già stata sostenuta.
La gestione progetti non è una lavagna di attività, è il collegamento con il denaro e con il tempo. Questi cinque punti lo creano.
Faccia il calcolo con i Suoi numeri. Il lavoro che sicuramente scompare è il consolidamento mensile tra rilevamento ore, contabilità e strumento di progetto, di norma da mezza a una giornata al mese per chi se ne occupa. L'effetto maggiore è altrove: uno scostamento di budget visibile al terzo mese invece che al quinto è ancora negoziabile. Quanto valga da Lei dipende dalla dimensione dei progetti, ma chi ha già presentato un'offerta integrativa troppo tardi conosce la risposta.
Progetti e attività è costruito per le aziende B2B svizzere da cinque a cinquanta collaboratori che lavorano per commessa: artigianato ed edilizia, studi di ingegneria e di progettazione, costruzione di impianti e macchine, servizi informatici e di consulenza. Il caso tipico è un lavoro che dura settimane o mesi, su cui più persone registrano ore e a cui si aggiungono materiale, prestazioni di terzi e lavori supplementari.
Rende di più a chi lavora contro un'offerta firmata prima del primo intervento. Lì il margine non si decide alla fine, ma nella settimana in cui viene promessa una prestazione in più. Più a lungo dura un progetto e più mani ci lavorano, più conta uno stato calcolato in continuo.
Budget e posizioni li riprende dall'offerta firmata, l'elenco delle attività arriva come CSV da Excel o dalla lavagna attività attuale, il cliente dal CRM o dallo stesso file. Le ore corrono da una data di riferimento che fissa Lei; quanto è stato rilevato prima lo inserisce come una somma unica per progetto. Dopo il primo mese il previsto contro consumato è lì per questi progetti, senza che nessuno abbia unito tre fonti.
Poi cresce da sé: ogni nuovo lavoro nasce da un'offerta o da un ordine, con cliente, budget e responsabilità già fissati. Da portarsi dietro c'è poco. I progetti conclusi restano dove sono oggi e non vengono ricostruiti; le vecchie colonne di tabella tenute solo per abitudine le lascia stare. Una settimana di formazione non serve, perché un elenco di attività sembra un elenco di attività.
Parlare, segnalare, informare — senza che nessuno tenga aperti tre programmi.
Posta, appuntamenti, documenti, note: la giornata di lavoro, non la cassetta degli attrezzi.
Dal primo contatto al contratto firmato, in una catena continua.
Ciò che regge l'azienda: ordini, scorte, cespiti, progetti, ticket.
Ciò che l'azienda sa resta reperibile — anche quando qualcuno se ne va.
Diciotto moduli, una sola interfaccia, un solo accesso. Non un mosaico di strumenti che non si conoscono.
Le mostriamo un progetto in corso con budget previsto contro consumato, ore rilevate, fatture fornitori collegate, e la domanda «siamo oltre?» posta direttamente all'assistente. Senza contratto, senza preparazione.