Hegyon cattura le fatture fornitori, verifica IVA e conto, raccoglie l'approvazione e prepara l'ordine di pagamento, Lei vede tutto, Lei approva. Acquisti svizzeri, senza doppia registrazione.
Arriva una fattura fornitore. Tre domande appaiono subito: chi l'ha ordinata? Su quale conto va? Chi può approvarla? Poi deve entrare in contabilità, poi nell'e-banking come file Pain.001, e più tardi essere riconciliata sull'estratto CAMT.053. A 80 fatture al mese si arriva in fretta a 16 ore, quasi sempre nelle mani di una sola persona. Ed è esattamente lì che nascono gli errori che qualcuno paga dal fiduciario in aprile.
Dietro la cattura semplice c'è tutto il meccanismo degli acquisti svizzeri, questi cinque punti sono la base, non un'aggiunta.
Una PMI svizzera media con 20 collaboratori riceve e paga circa 80 fatture fornitori al mese. Cattura, discussione sull'imputazione, ciclo di approvazione, generazione Pain.001 e riconciliazione CAMT.053 consumano tradizionalmente circa 16 ore al mese, di solito concentrate su una persona, con picchi a fine mese. Con l'assistente scende a circa 4 ore, perché riconoscimento, imputazione e instradamento dell'approvazione sono già preparati quando la contabile guarda la prima volta. Sono 144 ore all'anno, a una tariffa oraria svizzera di CHF 50, è una capacità recuperata di CHF 7'200 all'anno, solo negli acquisti. In più evita pagamenti doppi, sconti persi e registrazioni IVA sbagliate, la parte che costa davvero.
È costruita per le aziende svizzere da dieci a cento collaboratori che ogni mese ricevono regolarmente fatture fornitori e in cui più di una persona decide su di esse: edilizia e artigianato con subappaltatori, produzione e commercio con entrata merci, servizi tecnici con costi di progetto. Tipicamente una contabilità a tempo parziale, un fiduciario per la chiusura e pagamenti tramite l'e-banking svizzero.
L'effetto è più forte dove approvano più persone e dove qualcuno deve tenere d'occhio le scadenze. Più documenti passano nel mese e più mani ci lavorano, più rende una catena continua di registrazione, approvazione e ordine di pagamento — perché ogni passo avviene dove il documento già si trova.
Lei predispone una casella per le fatture in entrata e la reindirizza su hegyon; quello che vi arriva viene letto invece che ribattuto. I dati anagrafici dei fornitori arrivano in CSV dalla contabilità attuale, così pure il piano dei conti, come piano contabile PMI o come il Suo. Le partite aperte le riprende con saldo e scadenza alla data di riferimento, non retroattivamente. Le regole di approvazione le riproduce così come vengono vissute oggi: chi firma fino a quale importo, e chi firma dopo.
Poi il primo mese gira in parallelo, se lo desidera: le stesse fatture una volta come al solito, una volta in hegyon, finché le proposte di imputazione non portano la Sua impronta. Quello che non deve portarsi dietro è il giro di carta con il timbro di visto, l'elenco Excel delle approvazioni in sospeso e il raccoglitore di documenti scansionati per il fiduciario — il fiduciario vede il documento dove sta la registrazione.
Parlare, segnalare, informare — senza che nessuno tenga aperti tre programmi.
Posta, appuntamenti, documenti, note: la giornata di lavoro, non la cassetta degli attrezzi.
Dal primo contatto al contratto firmato, in una catena continua.
Ciò che regge l'azienda: ordini, scorte, cespiti, progetti, ticket.
Ciò che l'azienda sa resta reperibile — anche quando qualcuno se ne va.
Diciotto moduli, una sola interfaccia, un solo accesso. Non un mosaico di strumenti che non si conoscono.
Le mostriamo una fattura PDF imputata correttamente in secondi, un ordine di pagamento pronto per l'export Pain.001, e come la riconciliazione CAMT.053 gira senza clic manuali. Senza contratto, senza preparazione.