Hegyon erfasst Lieferantenrechnungen, prüft MWST und Konto, holt sich die Freigabe ein und stellt den Zahlungslauf bereit, Sie sehen alles, geben das Okay. Schweizer Einkauf, ohne Doppelerfassung.
Eine Lieferantenrechnung kommt rein. Drei Fragen entstehen sofort: Wer hat das bestellt? Auf welches Konto kommt sie? Wer darf sie freigeben? Dann muss sie ins Buchhaltungssystem, danach ins E-Banking als Pain.001-Datei, später beim CAMT.053-Eingang wieder zugeordnet werden. Bei 80 Rechnungen pro Monat sind das schnell 16 Stunden, fast immer in den Händen einer einzigen Person. Und genau dort entstehen die Fehler, die später jemand im April beim Treuhänder bezahlen muss.
Hinter der einfachen Erfassung steckt das vollständige Schweizer Kreditorenwesen, diese fünf Punkte sind die Grundlage, nicht eine Zusatzoption.
Eine durchschnittliche Schweizer KMU mit 20 Mitarbeitenden erfasst und bezahlt rund 80 Lieferantenrechnungen pro Monat. Erfassung, Kontierungs-Diskussion, Freigabe-Schleife, Pain.001-Erstellung und CAMT.053-Abgleich verbrauchen traditionell rund 16 Stunden monatlich, meist gebündelt bei einer Person, mit Spitzen am Monatsende. Mit dem Assistenten fällt das auf rund 4 Stunden, weil Erkennung, Kontierung und Freigabe-Routing bereits vorbereitet sind, wenn die Buchhalterin das erste Mal hinsieht. Das sind 144 Stunden pro Jahr, bei einem Schweizer Stundensatz von CHF 50 entspricht das einer wiedergewonnenen Kapazität von CHF 7'200 pro Jahr, allein im Kreditorenprozess. Zusätzlich vermeiden Sie Doppelzahlungen, verpasste Skonti und falsche MWST-Verbuchungen, der eigentlich teure Teil.
Gebaut ist er für Schweizer Betriebe mit zehn bis hundert Mitarbeitenden, bei denen jeden Monat verlässlich Lieferantenrechnungen eingehen und mehr als eine Person über sie entscheidet: Bau und Handwerk mit Subunternehmern, Produktion und Handel mit Wareneingang, technische Dienstleistung mit Projektkosten. Typisch sind eine Buchhaltung in Teilzeit, ein Treuhänder für den Abschluss und Zahlungen über das Schweizer E-Banking.
Am stärksten wirkt er dort, wo mehrere Personen freigeben und jemand die Fälligkeiten im Blick behalten muss. Je mehr Belege im Monat durchlaufen und je mehr Hände daran sind, desto deutlicher zahlt sich eine durchgehende Kette aus Erfassung, Freigabe und Zahlungslauf aus — weil jeder Schritt dort stattfindet, wo der Beleg schon liegt.
Sie richten ein Postfach für eingehende Rechnungen ein und leiten es auf hegyon um; was dort landet, wird gelesen statt abgetippt. Die Lieferantenstammdaten kommen als CSV aus der bisherigen Buchhaltung, der Kontenplan ebenfalls, als KMU-Kontenrahmen oder als Ihr eigener. Offene Posten übernehmen Sie mit Saldo und Fälligkeit zum Stichtag, nicht rückwirkend. Die Freigaberegeln bilden Sie so ab, wie sie heute gelebt werden: wer bis zu welchem Betrag unterschreibt, und wer danach.
Danach läuft der erste Monat parallel, wenn Sie wollen: dieselben Rechnungen einmal wie gewohnt, einmal in hegyon, bis die Kontierungsvorschläge Ihre Handschrift tragen. Was Sie nicht mitnehmen müssen, ist der Papierumlauf mit Visum-Stempel, die Excel-Liste der offenen Freigaben und der Ordner mit eingescannten Belegen für den Treuhänder — der Treuhänder sieht den Beleg dort, wo die Buchung steht.
Reden, melden, informieren — ohne dass jemand drei Programme offen haben muss.
Posteingang, Termine, Dokumente, Notizen: der Arbeitstag, nicht die Werkzeugkiste.
Vom ersten Kontakt bis zum unterschriebenen Vertrag, in einer durchgehenden Kette.
Was das Geschäft trägt: Aufträge, Bestände, Anlagen, Projekte, Tickets.
Was die Firma weiss, bleibt auffindbar — auch wenn jemand das Haus verlässt.
Achtzehn Module, eine Oberfläche, ein Login. Kein Flickenteppich aus Werkzeugen, die voneinander nichts wissen.
Wir zeigen Ihnen eine PDF-Rechnung, die innerhalb von Sekunden korrekt kontiert ist, einen Zahlungslauf, der zum Pain.001-Export bereitsteht, und wie der CAMT.053-Abgleich ohne manuelles Klicken läuft. Ohne Vertrag, ohne Vorbereitung.