Die Zukunft der Arbeit braucht mehr als einen KI-Chat

Eine Rechnung trifft per E-Mail ein. Jemand öffnet den Anhang, prüft die Angaben, sucht die passende Bestellung und leitet das Dokument zur Freigabe weiter. Später werden Informationen in ein weiteres System übertragen.

Jeder einzelne Schritt ist alltäglich. Zusammen entstehen daraus Unterbrechungen, Wartezeiten und Fehlerquellen.

Ein KI-Chat kann dabei helfen, den Inhalt der Rechnung zu verstehen. Aber wer bringt den Vorgang anschliessend weiter? Wer berücksichtigt Zuständigkeiten? Wer stellt sicher, dass die richtige Person entscheidet?

Genau hier liegt aus unserer Sicht die nächste Entwicklungsstufe der KI: nicht nur Informationen liefern, sondern zusammenhängende Arbeit unterstützen.

Im ISG Provider Lens® « Future of Work Services » für die Schweiz (2026) beschreibt ISG, wie Schweizer Unternehmen über hybride Arbeitsmodelle hinausgehen und KI-gestützte Zusammenarbeit, digitalen Betrieb und Arbeitsplatzgestaltung stärker zusammenführen, und wie deutlich dabei die Frage der KI-Governance in den Vordergrund rückt.

Eine Anmerkung zur Quelle: Die Studie ist ein Anbietervergleich und bewertet 39 Dienstleister. Die uns vorliegende Fassung stammt von Swisscom, das darin als Leader aufgeführt ist. Hegyon ist nicht Teil der Untersuchung. Wir beziehen uns auf die beschriebene Marktrichtung, nicht auf eine Bewertung.

Bei Hegyon beschäftigen wir uns mit der Frage, was diese Entwicklung für den Alltag Schweizer KMU bedeutet.

Vom hilfreichen Werkzeug zum funktionierenden Ablauf

Viele Unternehmen haben inzwischen erste Erfahrungen mit KI gesammelt. Texte entstehen schneller, Dokumente lassen sich zusammenfassen und Informationen leichter aufbereiten.

Das ist wertvoll. Es löst aber noch nicht das Problem zwischen den einzelnen Arbeitsschritten.

Denn operative Arbeit besteht selten aus einer einzigen Aufgabe. Sie benötigt Informationen, Verantwortlichkeiten, Entscheidungen und eine nachvollziehbare Weiterverarbeitung.

Ein typisches Beispiel:

• Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail.
• Informationen zum Kunden liegen an einem anderen Ort.
• Für die Bearbeitung fehlen Angaben.
• Eine zuständige Person muss entscheiden.
• Das Ergebnis muss dokumentiert und weitergegeben werden.

Wenn KI nur einen dieser Schritte verbessert, bleiben die Übergaben oft unverändert.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: « Wo können wir noch KI einsetzen? » Sondern: « Welcher Ablauf soll dadurch tatsächlich besser funktionieren? »

Das verändert auch den Massstab für gute Software. Nicht die Anzahl der KI-Funktionen zählt, sondern die Entlastung im Arbeitsalltag.

Menschliche Kontrolle gehört zum Prozess

Je mehr eine KI im Arbeitsablauf übernimmt, desto wichtiger werden klare Grenzen.

Bei einer Textidee ist ein unpassender Vorschlag meist schnell korrigiert. Bei einer Rechnung, einer Personalinformation oder einer finanziellen Entscheidung sind die Anforderungen andere.

Hier muss klar sein:

• Welche Informationen darf das System verwenden?
• Welche Schritte darf es vorbereiten oder ausführen?
• Wann ist eine menschliche Prüfung erforderlich?
• Wer darf eine Freigabe erteilen?
• Was geschieht bei fehlenden Angaben oder widersprüchlichen Daten?

Für uns ist menschliche Kontrolle deshalb kein Zusatz, der am Ende eingebaut wird. Sie gehört in die Gestaltung des Ablaufs.

Die KI bereitet vor. Der Mensch prüft und genehmigt dort, wo Verantwortung und Risiko es verlangen.

Das bedeutet nicht, dass jede Kleinigkeit manuell bestätigt werden muss. Es bedeutet, Automatisierung bewusst zu gestalten, passend zum jeweiligen Vorgang.

Was das für Schweizer KMU bedeutet

Schweizer KMU brauchen keine zusätzliche Technologie, die zuerst neue Arbeit erzeugt. Sie brauchen Lösungen, die ihre tatsächlichen Anforderungen berücksichtigen.

Dazu gehören lokale Finanzprozesse ebenso wie verständliche Zuständigkeiten, ein nachvollziehbarer Umgang mit Daten und eine Einführung, die zum Betrieb passt.

Eine Plattform kann fachlich viel abdecken und trotzdem am Alltag vorbeigehen, wenn Mitarbeitende nicht erkennen, wie sie damit besser arbeiten sollen.

Deshalb halten wir drei Fragen für besonders wichtig:

1. Passt die Lösung zum konkreten Prozess? Nicht nur im Idealfall, sondern auch bei Ausnahmen, fehlenden Informationen und notwendigen Rückfragen.
2. Ist der Umgang mit Daten nachvollziehbar? Ein Hosting-Standort allein beantwortet noch nicht, welche Daten wohin fliessen, welche Anbieter beteiligt sind und wer Zugriff erhält.
3. Lässt sich die Verbesserung nachweisen? Eine schnelle Demonstration ist noch kein Beleg für einen besseren Betrieb. Entscheidend ist, was unter realen Bedingungen funktioniert.

Wie wir mit Hegyon auf diese Zukunft schauen

Unsere Richtung mit Hegyon ist klar: Wir wollen Dokumente, Informationen und operative Abläufe näher zusammenbringen, statt KI als zusätzliche Insel daneben zu stellen.

Der Schweizer Fokus ist dabei bewusst gewählt. Anforderungen wie QR-Rechnungen, Mehrwertsteuer und lokale Geschäftsabläufe gehören für unsere Zielgruppe zum Alltag und damit auch in die Produktbetrachtung.

Unser Leitgedanke lautet: Sie genehmigen. Die KI erledigt.

Dahinter steht die Vorstellung, dass Mitarbeitende weniger Zeit mit dem Suchen, Übertragen und Weiterreichen von Informationen verbringen sollten. Ihre Aufmerksamkeit wird dort gebraucht, wo Erfahrung, Beurteilung und Verantwortung entscheidend sind.

Nehmen wir nochmals die Lieferantenrechnung. Ein sinnvoll gestalteter KI-gestützter Ablauf sollte nicht beim Auslesen des Dokuments enden. Er sollte relevante Informationen zusammenführen, Unklarheiten sichtbar machen und den Vorgang für die zuständige Person zur Entscheidung vorbereiten.

Das ist unser Anspruch an die Richtung der Produktentwicklung. Welche Schritte in einem konkreten Einsatz automatisiert werden können, hängt von den verfügbaren Funktionen, den angebundenen Systemen und den vereinbarten Freigaben ab.

Nicht maximale Autonomie ist das Ziel, sondern verlässliche Entlastung.

Der richtige Einstieg ist ein konkreter Prozess

Eine breite Plattformvision bedeutet nicht, dass ein Unternehmen alles gleichzeitig verändern muss.

Aus unserer Sicht beginnt ein sinnvoller Einstieg mit einem klar abgegrenzten Ablauf: häufig genug, um einen Unterschied zu machen, und überschaubar genug, um Wirkung und Risiken beurteilen zu können.

Vor dem Start sollten Unternehmen festhalten:

• Wie viel Bearbeitungszeit benötigt der Vorgang heute?
• Wo entstehen Wartezeiten und doppelte Erfassungen?
• Welche Fehler oder Rückfragen treten regelmässig auf?
• Welche Entscheidungen müssen bei Menschen bleiben?

Nach der Einführung zählen dieselben Fragen erneut.

Denn eine kürzere Erfassung bringt wenig, wenn anschliessend mehr kontrolliert oder korrigiert werden muss. Zur ehrlichen Bewertung gehören die gesamte Bearbeitungszeit, die Qualität und die Kosten des Betriebs.

Unsere Überzeugung: KI muss sich im Alltag bewähren

Die Zukunft der Arbeit wird nicht allein durch leistungsfähigere Modelle entschieden. Entscheidend ist, wie gut Unternehmen diese Fähigkeiten in ihre Abläufe übersetzen.

Die von ISG beschriebene Richtung ist für uns deshalb relevant: Integration, klare Verantwortung und Betriebsreife sind keine Nebenthemen. Sie entscheiden darüber, ob aus einer interessanten Technologie ein dauerhaft nützliches Arbeitsmittel wird.

Mit Hegyon verfolgen wir diese Richtung auf der Ebene konkreter Geschäftsprozesse für Schweizer KMU.

Nicht noch ein Werkzeug, das Aufmerksamkeit verlangt. Sondern eine Plattform mit dem Anspruch, Arbeit zusammenzuführen und Menschen gezielt zu entlasten.

Welcher wiederkehrende Ablauf kostet Ihr Unternehmen heute unnötig Zeit? Lassen Sie uns genau dort beginnen.