Drei Fragen, bevor Sie irgendetwas automatisieren

Die teuersten Automatisierungsfehler sind nicht technisch. Sie bestehen darin, den falschen Ablauf zu wählen — und fast alle lassen sich abfangen, bevor etwas gebaut wird, indem man drei Fragen ehrlich beantwortet.

Erstens: Läuft dieser Ablauf jedes Mal gleich?

Nicht ungefähr gleich. Gleich.

Kommt in der Antwort mehr als einmal « das kommt darauf an » vor, haben Sie keinen Automatisierungskandidaten gefunden, sondern einen Ablauf, der erst beschrieben werden muss. Ihn zu beschreiben ist für sich wertvolle Arbeit, und viele Betriebe entdecken dabei, dass zwei Abteilungen ihn seit Jahren verschieden ausführen.

Der Beitrag vom 28. Januar zum Aufschreiben des Ablaufs gilt weiter — und ist noch immer der am häufigsten übersprungene Schritt.

Zweitens: Was geschieht, wenn es danebengeht?

Jede Automatisierung liefert irgendwann ein falsches Ergebnis. Die Frage ist, was das kostet.

Eine falsch zusammengefasste interne Mail kostet nichts; jemand liest das Original. Eine falsch abgelegte Lieferantenrechnung kostet einen Nachmittag. Eine falsche Zahl an eine Kundin kostet eine Beziehung. Sortieren Sie Ihre Kandidaten danach, nicht nach der eingesparten Zeit, und automatisieren Sie von den billigen Fehlschlägen aufwärts.

Drittens: Wem fällt es auf?

Gefährlich sind nicht die Automatisierungen, die laut scheitern. Gefährlich sind jene, die still scheitern und vier Monate weiterlaufen.

Benennen Sie vor dem Bauen die Person, der es auffiele, und wodurch. Lautet die ehrliche Antwort « niemandem fiele es auf », bauen Sie zuerst die Kontrolle oder gar nicht.

In welcher Reihenfolge zu fragen ist

Drittens zuerst. Sie wird am häufigsten übersprungen und macht aus einer Ersparnis eine Haftung.

Ein Ablauf, der alle drei besteht, lohnt die Automatisierung, selbst wenn er nur zwanzig Minuten pro Woche spart. Einer, der an der dritten Frage scheitert, ist zu meiden, selbst wenn er einen Tag spart.