Trois questions à poser avant d’automatiser quoi que ce soit
La plupart des automatisations ratées l’étaient dès le choix, pas à la construction. Ces trois questions prennent dix minutes et en attrapent presque toutes.
Les erreurs d’automatisation les plus coûteuses ne sont pas techniques. Elles consistent à choisir le mauvais processus — et on peut presque toutes les attraper avant de construire, en répondant honnêtement à trois questions.
Un : ce processus se déroule-t-il de la même façon à chaque fois ?
Pas à peu près de la même façon. De la même façon.
Si la réponse contient « ça dépend » plus d’une fois, vous n’avez pas trouvé un candidat à l’automatisation, mais un processus qu’il faut d’abord décrire. Le décrire est un travail utile en soi, et beaucoup d’entreprises découvrent à cette occasion que deux services le font différemment depuis des années.
L’article du 28 janvier sur le fait d’écrire le processus d’abord vaut toujours — et reste l’étape la plus souvent sautée.
Deux : que se passe-t-il quand il se trompe ?
Toute automatisation produira tôt ou tard un résultat faux. La question est ce que cela coûte.
Un courriel interne mal résumé ne coûte rien ; quelqu’un lit l’original. Une facture fournisseur mal classée coûte un après-midi. Un chiffre faux envoyé à un client coûte une relation. Triez vos candidats là-dessus, pas sur le temps gagné, et automatisez en partant des échecs bon marché.
Trois : qui s’en aperçoit ?
Les automatisations dangereuses ne sont pas celles qui échouent bruyamment. Ce sont celles qui échouent en silence et continuent quatre mois.
Avant de construire, nommez la personne qui s’en apercevrait, et comment. Si la réponse honnête est « personne ne s’en apercevrait », construisez d’abord le contrôle, ou renoncez.
Dans quel ordre les poser
La troisième d’abord. C’est la plus souvent sautée et celle qui transforme une économie en responsabilité.
Un processus qui passe les trois mérite d’être automatisé même s’il n’épargne que vingt minutes par semaine. Un qui échoue à la troisième mérite d’être évité même s’il épargnerait une journée.