Tre domande da porsi prima di automatizzare qualunque cosa
Gran parte delle automazioni fallite lo era già alla scelta, non alla costruzione. Queste tre domande costano dieci minuti e ne intercettano quasi tutte.
Gli errori di automazione più costosi non sono tecnici. Consistono nello scegliere il processo sbagliato — e si possono intercettare quasi tutti prima di costruire, rispondendo onestamente a tre domande.
Uno: questo processo si svolge allo stesso modo ogni volta?
Non più o meno allo stesso modo. Allo stesso modo.
Se la risposta contiene « dipende » più di una volta, non avete trovato un candidato all’automazione, ma un processo che va prima descritto. Descriverlo è lavoro prezioso di per sé, e molte aziende scoprono in quell’occasione che due reparti lo fanno diversamente da anni.
L’articolo del 28 gennaio sullo scrivere prima il processo vale ancora — ed è tuttora il passaggio più spesso saltato.
Due: che cosa succede quando sbaglia?
Ogni automazione prima o poi produrrà un risultato sbagliato. La domanda è quanto costa.
Una mail interna riassunta male non costa nulla; qualcuno legge l’originale. Una fattura fornitore archiviata male costa un pomeriggio. Un numero sbagliato mandato a un cliente costa un rapporto. Ordinate i candidati su questo, non sul tempo risparmiato, e automatizzate partendo dai fallimenti a buon mercato.
Tre: chi se ne accorge?
Le automazioni pericolose non sono quelle che falliscono rumorosamente. Sono quelle che falliscono in silenzio e continuano per quattro mesi.
Prima di costruire, nominate la persona che se ne accorgerebbe, e come. Se la risposta onesta è « nessuno se ne accorgerebbe », costruite prima il controllo, oppure rinunciate.
In che ordine porle
La terza per prima. È la più spesso saltata ed è quella che trasforma un risparmio in una responsabilità.
Un processo che supera tutte e tre vale l’automazione anche se risparmia solo venti minuti alla settimana. Uno che fallisce alla terza va evitato anche se ne risparmierebbe una giornata.