Die zweite Automatisierung: was man wählt, wenn die erste läuft
Das erste Vorhaben lehrt die Methode. Beim zweiten bauen Betriebe entweder Schwung auf — oder hören still auf.
Nehmen wir an, Sie haben den Rat vom Februar befolgt: ein Prozess, fertig, seit einem Monat im Betrieb. Wahrscheinlich Kreditorenrechnungen. Es läuft, die Ausnahmen sind bekannt, die prüfende Person fürchtet den Montag nicht mehr. Was jetzt?
Das ist der Punkt, an dem die meisten KMU-Automatisierungen enden — nicht mit einem Scheitern, sondern damit, dass niemand das Nächste wählt.
Das falsche zweite Vorhaben
Etwas Ehrgeiziges, um zu beweisen, dass es skaliert. Das muss nicht bewiesen werden. Sie haben es bewiesen. Ein ehrgeiziges zweites Vorhaben scheitert mit hoher Wahrscheinlichkeit und nimmt die Glaubwürdigkeit des ersten mit.
Etwas in einer anderen Abteilung, um den Nutzen zu verteilen. Verlockend und verfrüht. Sie haben eine Person, die nun versteht, wie das geht. Sie in einen fremden Prozess zu schicken, verdoppelt die Lernkosten.
Das richtige zweite Vorhaben
Nehmen Sie den unmittelbar angrenzenden Prozess. Haben Sie das Lesen der Kreditorenrechnungen automatisiert, ist der natürliche nächste Schritt der Abgleich mit der Bestellung, die Freigaberoute oder die Zahldatei.
Drei Gründe, warum das funktioniert.
Die Daten sind schon sauber. Sie haben die Lieferanten für Vorhaben eins bereinigt. Diese Arbeit ist getan und trägt vollständig weiter.
Dieselbe Person verantwortet es. Sie kennt die Ausnahmen, das Vokabular und die Leichen im Keller.
Der Nutzen summiert sich überproportional. Zwei verbundene Schritte durchgängig automatisiert sparen mehr als doppelt so viel wie einer — weil auch die Übergabe dazwischen entfällt.
Der Test vor dem Start
Fragen Sie die Person, die die erste Automatisierung betreut, was sie daran heute ärgert. Nicht was kaputt ist — was bloss lästig ist.
Die Antwort ist fast immer Ihr zweites Vorhaben, präzise formuliert, von der Person, die davon profitiert. In einem KMU lautete sie: « Ich muss die Bestellung immer noch im anderen System öffnen, um den Preis zu prüfen. » Dieser Satz ist eine vollständige Spezifikation.
Und wann man aufhört
Nach drei, vier angrenzenden Schritten ist die verbleibende Arbeit in diesem Bereich Ermessen statt Wiederholung. Hören Sie dort auf und beginnen Sie anderswo neu — mit einem Prozess, fertig, einen Monat laufen gelassen.