La deuxième automatisation : que choisir une fois la première en route
Le premier projet enseigne la méthode. Au deuxième, les entreprises prennent leur élan ou s’arrêtent en silence.
Supposons que vous ayez suivi le conseil de février : un processus, terminé, en route depuis un mois. Les factures fournisseurs, sans doute. Cela fonctionne, les exceptions sont connues, la personne qui contrôle ne redoute plus le lundi. Et maintenant ?
C’est le point où s’arrêtent la plupart des programmes d’automatisation en PME — non par un échec, mais parce que personne ne choisit le suivant.
Le mauvais deuxième projet
Quelque chose d’ambitieux, pour prouver que cela passe à l’échelle. Cela n’a pas besoin d’être prouvé. Vous l’avez prouvé. Un deuxième projet ambitieux a de fortes chances d’échouer et d’emporter avec lui la crédibilité du premier.
Quelque chose dans un autre service, pour répartir le bénéfice. Tentant et prématuré. Vous avez une personne qui comprend désormais comment cela marche. L’envoyer dans un processus inconnu double le coût d’apprentissage.
Le bon deuxième projet
Prenez le processus immédiatement voisin du premier. Si vous avez automatisé la lecture des factures fournisseurs, l’étape naturelle est le rapprochement avec la commande, le circuit d’approbation ou le fichier de paiement.
Trois raisons pour lesquelles cela marche.
Les données sont déjà propres. Vous avez dédoublonné les fournisseurs pour le projet un. Ce travail est fait et se reporte entièrement.
La même personne en est responsable. Elle connaît les exceptions, le vocabulaire et les cadavres dans les placards.
La valeur se cumule plus que proportionnellement. Deux étapes liées automatisées de bout en bout font gagner plus du double d’une seule, car la transmission entre elles disparaît aussi.
Le test avant de commencer
Demandez à la personne qui fait tourner la première automatisation ce qui l’agace aujourd’hui. Pas ce qui est cassé — ce qui est simplement pénible.
La réponse est presque toujours votre deuxième projet, formulé avec précision, par celle qui en profitera. Dans une PME, c’était : « Je dois encore ouvrir la commande dans l’autre système pour vérifier le prix. » Cette phrase est un cahier des charges complet.
Et quand s’arrêter
Après trois ou quatre étapes voisines, le travail restant dans ce domaine relève du jugement et non de la répétition. Arrêtez-vous là et recommencez ailleurs : un processus, terminé, laissé tourner un mois.