La seconda automazione: che cosa scegliere quando la prima gira
Il primo progetto insegna il metodo. Al secondo le aziende prendono slancio oppure si fermano in silenzio.
Mettiamo che abbiate seguito il consiglio di febbraio: un processo, finito, in esercizio da un mese. Le fatture dei fornitori, con ogni probabilità. Funziona, le eccezioni sono note, la persona che controlla non teme più il lunedì. E adesso?
È il punto in cui finiscono gran parte dei programmi di automazione nelle PMI — non con un fallimento, ma perché nessuno sceglie il successivo.
Il secondo progetto sbagliato
Qualcosa di ambizioso, per dimostrare che regge la scala. Non serve dimostrarlo. L’avete dimostrato. Un secondo progetto ambizioso ha alte probabilità di fallire e di portarsi via la credibilità del primo.
Qualcosa in un altro reparto, per distribuire il beneficio. Allettante e prematuro. Avete una persona che ora capisce come funziona. Mandarla in un processo sconosciuto raddoppia il costo di apprendimento.
Il secondo progetto giusto
Prendete il processo immediatamente adiacente al primo. Se avete automatizzato la lettura delle fatture fornitori, il passo naturale è l’abbinamento con l’ordine, il percorso di approvazione o il file di pagamento.
Tre motivi per cui funziona.
I dati sono già puliti. Avete eliminato i duplicati dei fornitori per il progetto uno. Quel lavoro è fatto e si riporta per intero.
Se ne occupa la stessa persona. Conosce le eccezioni, il lessico e gli scheletri negli armadi.
Il valore si somma più che proporzionalmente. Due passaggi collegati automatizzati da un capo all’altro fanno risparmiare più del doppio di uno solo, perché sparisce anche il passaggio di consegne fra loro.
La prova prima di cominciare
Chiedete alla persona che segue la prima automazione che cosa oggi la infastidisce. Non che cosa è rotto — che cosa è semplicemente fastidioso.
La risposta è quasi sempre il vostro secondo progetto, formulato con precisione, da chi ne trarrà beneficio. In una PMI era: « Devo ancora aprire l’ordine nell’altro sistema per verificare il prezzo. » Quella frase è una specifica completa.
E quando fermarsi
Dopo tre o quattro passaggi adiacenti, il lavoro che resta in quell’area è giudizio e non ripetizione. Fermatevi lì e ricominciate altrove: un processo, finito, lasciato girare un mese.