L’inventaire des outils d’IA en 20 minutes, à avoir fait avant février
On n’écrit pas de règle pour des outils qu’on ne sait pas nommer. Voici la version courte de l’exercice et les trois endroits où se cachent les surprises.
L’obligation de maîtrise de l’IA prévue par l’AI Act s’applique dès le 2 février 2025, et c’est la seule disposition qui atteint les entreprises ordinaires plutôt que les concepteurs de modèles. On ne peut pas former des gens à des outils qu’on ne sait pas nommer. La première tâche est donc un inventaire, et c’est vraiment l’affaire de 20 minutes.
L’exercice
Ouvrez un tableur. Quatre colonnes : outil, qui l’utilise, quelles données y entrent, qui l’a approuvé. Remplissez de mémoire d’abord, puis vérifiez les trois cachettes ci-dessous.
Ne visez pas l’exhaustivité au premier passage. Une liste de huit entrées qui existe vaut mieux qu’une liste parfaite qui n’existe pas.
Où sont les surprises
1. Les fonctions incluses dans des logiciels déjà achetés. Personne ne les a acquises, donc personne ne les recense. Votre messagerie résume les fils. Votre outil de visioconférence rédige les notes de séance. Votre outil graphique génère des images. Depuis le 28 octobre, les téléphones font tourner Apple Intelligence. Ce sont des outils d’IA qui traitent des données d’entreprise, quoi qu’en dise la facture.
2. Les comptes personnels utilisés pour le travail. Quelqu’un colle un courriel client dans un agent gratuit sous son propre compte, parce que l’outil professionnel est plus lent ou inexistant. C’est la catégorie la plus vaste et la moins documentée. Demandez sans reproche : les gens répondent honnêtement quand la question sonne comme un inventaire et non comme une enquête.
3. Les extensions de navigateur. Correcteurs, résumeurs, capteurs de transcriptions. Elles voient tout ce qui est à l’écran, y compris la fiche CRM ouverte derrière, et ont été installées en quatre secondes sans étape d’approbation.
Que faire de la liste
Triez en trois piles : convient tel quel, convient avec une règle, ne convient pas. La plupart des entrées tombent dans la première. Dites-le explicitement : une revue qui ne produit que des interdictions apprend aux gens à ne plus mentionner leurs outils.
Pour la pile du milieu, écrivez une phrase de règle par entrée. Pour la troisième, proposez un remplacement avant de retirer quoi que ce soit ; supprimer un outil sans alternative déplace simplement l’activité là où vous ne la voyez plus.
Puis datez le document et posez un rappel à six mois. C’est tout l’exercice, et en février ce sera la preuve qu’il vous fallait.