Qui voit quoi : la question que les petites entreprises ne posent jamais
Quand vous branchez un assistant sur vos fichiers, il hérite des droits de quelqu’un. Dans la plupart des PME suisses, personne ne sait de qui.
L’erreur grave la plus fréquente que nous voyons n’est pas une fuite vers un fournisseur extérieur. C’est une fuite interne : un assistant branché sur les documents de l’entreprise, qui répond à des gens n’ayant pas à obtenir ces réponses.
Comment cela arrive sans que personne fasse de faute
Quelqu’un branche un assistant sur le lecteur partagé pour qu’il réponde aux questions sur les documents de l’entreprise. Souhait raisonnable.
La connexion se fait avec un compte d’administration, parce que c’est celui qui pouvait tout voir et donc celui qui fonctionnait. Désormais, chaque employé qui interroge l’assistant interroge en fait avec des yeux d’administrateur.
Lettres de salaire, avertissements, le dossier des discussions de rachat de 2023. Rien n’a été exposé délibérément ; les droits ont simplement été hérités de la personne qui a installé le tout.
Le test, quatre minutes
Depuis un compte d’employé ordinaire, posez à l’assistant une question dont la réponse se trouve dans un dossier que cette personne ne peut pas ouvrir. « Que dit le contrat de direction de 2024 sur les délais de congé ? » en est la forme.
S’il répond, vous avez le problème. S’il dit ne rien trouver, probablement pas.
Faites-le vous-même, depuis l’accès d’une collègue et avec son accord, plutôt que de demander à un fournisseur si c’est bien configuré.
Le remède
L’assistant doit voir ce que voit la personne qui demande, pas ce que voit la personne qui l’a installé. Tout produit professionnel sérieux le permet ; ce n’est souvent pas le réglage par défaut, car le défaut est celui qui a fait marcher la démonstration.
Si votre produit ne le peut pas, c’est un constat important et il mérite une conversation directe avec le fournisseur.
Pourquoi en janvier
Parce que vous venez de nommer la personne qui décide, et c’est un bon premier exercice pour elle : concret, quatre minutes, et il produit soit un soulagement, soit un constat qui justifie le rôle immédiatement.