L’inventario degli strumenti di IA in 20 minuti, da avere pronto entro febbraio
Non si scrive una regola per strumenti che non si sanno nominare. Ecco la versione breve dell’esercizio e i tre posti dove si nascondono le sorprese.
L’obbligo di alfabetizzazione sull’IA previsto dall’AI Act si applica dal 2 febbraio 2025 ed è l’unica disposizione che raggiunge le aziende comuni invece dei costruttori di modelli. Non si può istruire qualcuno su strumenti che non si sanno nominare. Il primo compito è dunque un inventario, e sono davvero 20 minuti.
L’esercizio
Aprite un foglio di calcolo. Quattro colonne: strumento, chi lo usa, quali dati ci entrano, chi lo ha approvato. Riempitelo prima a memoria, poi controllate i tre nascondigli qui sotto.
Non puntate alla completezza al primo giro. Un elenco di otto voci che esiste batte un elenco perfetto che non esiste.
Dove stanno le sorprese
1. Funzioni dentro software già acquistato. Nessuno le ha comprate, quindi nessuno le elenca. Il programma di posta riassume le conversazioni. Lo strumento video scrive gli appunti della riunione. Il programma grafico genera immagini. Dal 28 ottobre i telefoni eseguono Apple Intelligence. Sono strumenti di IA che trattano dati aziendali, qualunque cosa dica la fattura.
2. Account personali usati per lavoro. Qualcuno incolla l’e-mail di un cliente in un chatbot gratuito con il proprio accesso, perché lo strumento aziendale è più lento o non esiste. È la categoria più ampia e la meno documentata. Chiedete senza accusare: le persone rispondono onestamente quando la domanda suona come inventario e non come indagine.
3. Estensioni del browser. Correttori, riassuntori, raccoglitori di trascrizioni. Vedono tutto ciò che sta sulla pagina, compresa la scheda CRM aperta dietro, e sono state installate in quattro secondi senza alcun passaggio di approvazione.
Che cosa farne
Dividete in tre pile: va bene così, va bene con una regola, non va bene. La maggior parte finisce nella prima. Ditelo apertamente: una revisione che produce solo divieti insegna alle persone a non nominare più gli strumenti.
Per la pila di mezzo scrivete una frase di regola ciascuna. Per la terza offrite un sostituto prima di togliere qualcosa; rimuovere uno strumento senza alternativa sposta soltanto l’attività dove non la vedete.
Poi datate il documento e mettete un promemoria a sei mesi. È tutto l’esercizio, e a febbraio sarà la prova che vi serviva.