Das 20-Minuten-Inventar der KI-Werkzeuge, das bis Februar stehen sollte
Für Werkzeuge, die man nicht benennen kann, lässt sich keine Regel schreiben. Hier die Kurzfassung der Übung — und die drei Orte, an denen die Überraschungen stecken.
Die Pflicht zur KI-Kompetenz aus dem EU AI Act gilt ab dem 2. Februar 2025, und sie ist die eine Bestimmung, die gewöhnliche Betriebe erreicht statt Modellhersteller. Man kann niemanden zu Werkzeugen instruieren, die man nicht benennen kann. Erste Aufgabe ist also ein Inventar — und das ist wirklich eine Sache von 20 Minuten.
Die Übung
Tabelle öffnen. Vier Spalten: Werkzeug, wer nutzt es, welche Daten gehen hinein, wer hat es bewilligt. Erst aus dem Kopf füllen, dann die drei Verstecke unten prüfen.
Streben Sie im ersten Durchgang keine Vollständigkeit an. Eine Liste mit acht Einträgen, die existiert, schlägt eine perfekte, die es nicht gibt.
Wo die Überraschungen stecken
1. Funktionen in Software, die Sie längst gekauft haben. Niemand hat sie beschafft, also führt sie niemand auf. Ihr Mailprogramm fasst Verläufe zusammen. Ihr Videowerkzeug schreibt Sitzungsnotizen. Ihr Gestaltungsprogramm erzeugt Bilder. Seit dem 28. Oktober läuft auf den Telefonen Apple Intelligence. Das sind KI-Werkzeuge, die Firmendaten verarbeiten — was immer auf der Rechnung steht.
2. Private Konten für die Arbeit. Jemand fügt eine Kundenmail in einen kostenlosen Chatbot unter eigenem Login ein, weil das Firmenwerkzeug langsamer ist oder fehlt. Das ist die grösste und am schlechtesten dokumentierte Kategorie. Fragen Sie ohne Vorwurf — Menschen antworten ehrlich, wenn die Frage nach Inventar und nicht nach Untersuchung klingt.
3. Browser-Erweiterungen. Rechtschreibhilfen, Zusammenfasser, Transkript-Sammler. Sie sehen alles auf der Seite, auch den dahinterliegenden CRM-Datensatz, und wurden in vier Sekunden ohne Freigabeschritt installiert.
Was mit der Liste geschieht
Sortieren Sie in drei Stapel: so in Ordnung, in Ordnung mit einer Regel, nicht in Ordnung. Die meisten Einträge landen im ersten. Sagen Sie das ausdrücklich, denn eine Prüfung, die nur Verbote hervorbringt, bringt den Leuten bei, Werkzeuge nicht mehr zu erwähnen.
Für den mittleren Stapel schreiben Sie je einen Satz Regel. Für den dritten bieten Sie Ersatz an, bevor Sie etwas wegnehmen; ein Werkzeug ohne Alternative zu entfernen, verschiebt die Tätigkeit bloss dorthin, wo Sie sie nicht sehen.
Dann datieren Sie das Dokument und setzen eine Erinnerung in sechs Monaten. Das ist die ganze Übung — und im Februar ist sie der Nachweis, den Sie brauchten.