Die Datenbereinigung, die niemand budgetiert
Jedes KI-Vorhaben im KMU läuft gegen dieselbe Wand, und es ist nicht das Modell. Es ist, dass derselbe Lieferant viermal existiert.
Letzten Monat stand hier, dass die Bereinigung der Lieferantenstammdaten die Voraussetzung für automatisierte Rechnungsverarbeitung ist. Das verdient einen eigenen Beitrag, denn es ist der Schritt, der über alles entscheidet — und der Schritt, den alle überspringen.
Was mit Ihren Daten tatsächlich nicht stimmt
Vier Dinge, in jedem KMU, ausnahmslos.
Dubletten, die nicht identisch sind. « Muster AG », « Muster AG » mit Leerzeichen am Ende, « Muster Aktiengesellschaft » und « Muster » von damals, als es pressierte. Ein Mensch erkennt alle vier sofort. Ein Abgleichverfahren nicht.
Kennungen, die sich änderten. Die Artikelnummern wurden 2019 umgestellt. Die meisten Datensätze wurden angepasst. « Die meisten » ist das Problem.
Bedeutung, die im Freitext steckt. Das Lieferscheinfeld mit « nur dienstags, vorher Herrn Keller anrufen ». Echtes Betriebswissen, an einem Ort, den kein System nutzen kann.
Datensätze, die niemand zu löschen wagt. Kunden von 2014 mit offenem Kennzeichen, weil das Löschen einen Bericht brechen könnte, den seither niemand aufgerufen hat.
Wie man es ohne Projekt macht
Versuchen Sie keine Vollbereinigung. Sie werden sie nicht abschliessen, und der Aufwand versickert in Datensätzen, die niemand anfasst.
Bereinigen Sie nur, was die erste Automatisierung braucht. Geht es um Kreditorenrechnungen, bereinigen Sie die Lieferanten, die in den letzten zwölf Monaten tatsächlich eine Rechnung geschickt haben. Im KMU sind das 60 bis 120 Datensätze von mehreren tausend — ein Tag Arbeit statt ein Quartal.
Reparieren Sie nach vorn, nicht nach hinten. Setzen Sie eine Regel, die neue Dubletten verhindert — ein Pflichtfeld, ein Suchen-vor-Anlegen-Schritt. Sonst bereinigen Sie nächstes Jahr dieselben Daten erneut.
Halten Sie die Entscheide fest. Wenn Sie zwei Datensätze zusammenführen, notieren Sie, welcher gewann und warum. Jemand wird fragen.
Das Argument, es trotzdem zu tun
Saubere Stammdaten sind die eine Investition hier, die nicht davon abhängt, welches Modell, welcher Anbieter oder welches Werkzeug gewinnt. Sie verbessern heute Ihre bestehenden Auswertungen, Ihr bestehendes ERP und Ihre bestehende Fakturierung — und sie machen jede künftige Automatisierung günstiger.
Es ist auch der einzige Teil eines KI-Vorhabens, den kein Lieferant für Sie erledigen kann. Genau darum erwähnt ihn kein Lieferant.