La pulizia dei dati che nessuno mette a budget
Ogni progetto di IA in una PMI sbatte contro lo stesso muro, e non è il modello. È che lo stesso fornitore esiste quattro volte.
Il mese scorso questo blog diceva che eliminare i duplicati nell’anagrafica fornitori è il prerequisito per automatizzare le fatture. Merita un articolo a sé, perché è il passaggio che decide se tutto il resto funzioni, e quello che tutti saltano.
Che cosa non va davvero nei vostri dati
Quattro cose, in ogni PMI, senza eccezioni.
Duplicati non identici. « Muster SA », « Muster SA » con uno spazio finale, « Muster Società Anonima » e « Muster » di quando c’era fretta. Una persona li riconosce tutti e quattro all’istante. Una routine di abbinamento no.
Identificativi cambiati. I codici articolo sono stati ristrutturati nel 2019. Quasi tutte le schede sono state aggiornate. « Quasi tutte » è il problema.
Significato nascosto nel testo libero. Il campo della bolla che contiene « solo il martedì, prima telefonare al signor Keller ». Vera conoscenza operativa, in un posto che nessun sistema può usare.
Schede che nessuno osa cancellare. Clienti del 2014 con un contrassegno aperto, perché cancellarli potrebbe rompere un rapporto che da allora nessuno ha più eseguito.
Come farlo senza aprire un progetto
Non tentate una pulizia completa. Non la finirete e lo sforzo si disperderà su schede che nessuno tocca.
Pulite solo ciò che serve alla prima automazione. Se si tratta di fatture fornitori, pulite i fornitori che negli ultimi dodici mesi hanno davvero mandato una fattura. In una PMI sono 60-120 schede su diverse migliaia: una giornata di lavoro invece di un trimestre.
Riparate in avanti, non all’indietro. Mettete una regola che impedisca di creare nuovi duplicati — un campo obbligatorio, un passaggio di ricerca prima della creazione. Altrimenti pulirete gli stessi dati l’anno prossimo.
Conservate le decisioni. Quando unite due schede, annotate quale ha vinto e perché. Qualcuno chiederà.
L’argomento per farlo comunque
Dati anagrafici puliti sono l’unico investimento qui che non dipende da quale modello, fornitore o strumento vinca. Migliorano oggi i vostri rapporti, il vostro ERP e la vostra fatturazione esistenti, e rendono più economica ogni automazione futura.
È anche l’unica parte di un progetto di IA che nessun fornitore può fare al posto vostro. Ed è esattamente per questo che nessun fornitore la nomina.