Was geschieht, wenn die Person geht, die es eingerichtet hat
In einem kleinen Betrieb baut meist eine Person die Automatisierungen. Das Risiko ist nicht ihr Weggang — sondern dass niemand ihr Wissen aufschrieb.
In den meisten Schweizer KMU, die etwas automatisiert haben, tat es eine Person. Sie weiss, welches Werkzeug an welches System hängt, warum im März ein Schritt dazukam und was zu prüfen ist, wenn das Ergebnis falsch aussieht.
Nichts davon steht irgendwo, und es muss auch nicht — bis zu jener Woche, in der es sehr wohl muss.
Was tatsächlich verloren geht
Nicht die Automatisierung, die läuft weiter. Verloren geht die Fähigkeit, sie zu ändern oder zu reparieren.
Die Nachfolge erbt etwas Funktionierendes, weiss nicht, warum es so gebaut wurde, und fasst es deshalb nicht an. Nach unserer Erfahrung folgt eines von zwei Ergebnissen: Die Automatisierung erstarrt und wird langsam nutzlos, oder sie wird beim ersten Problem abgeschaltet und der Handablauf kehrt dauerhaft zurück.
Die Übergabenotiz, vierzig Minuten
Keine Dokumentation. Fünf Dinge je Automatisierung, in schlichter Sprache.
Was sie tut, in einem Satz. Woran sie hängt. Wo die Anmeldung liegt. Was zu prüfen ist, wenn das Ergebnis falsch aussieht. Und der eine Entscheid, der sonst willkürlich wirkte — der Satz « wir machen das so, weil ».
Der letzte Punkt ist der wertvolle und jener, der ausserhalb des Kopfes der Erbauerin nie überlebt.
Wann sie zu schreiben ist
Jetzt, solange die Person da und guter Laune ist. Eine in der Kündigungsfrist geschriebene Übergabenotiz ist in jeder Hinsicht schlechter und stammt von jemandem, dessen Aufmerksamkeit schon weitergezogen ist.
Die verwandte Aussetzung vom letzten Monat
Der Beitrag vom 22. Oktober fragte, bei welchen Automatisierungen niemand den Weg von Hand erinnert. Dies ist dieselbe Liste aus anderem Blickwinkel: jene, bei denen nur eine Person weiss, wie sie funktionieren.
Steht eine Automatisierung auf beiden Listen, ist sie Ihr grösstes betriebliches Risiko in diesem Feld — und ein Nachmittag nimmt sie von beiden herunter.