Che cosa succede quando se ne va chi l’ha impostato
In una piccola azienda di solito è una persona a costruire le automazioni. Il rischio non è che se ne vada, ma che nessuno abbia scritto ciò che sapeva.
In gran parte delle PMI svizzere che hanno automatizzato qualcosa, l’ha fatto una persona. Sa quale strumento si collega a quale sistema, perché a marzo è stato aggiunto un passaggio, e che cosa controllare quando il risultato sembra sbagliato.
Niente di tutto ciò è scritto da qualche parte, e non serve che lo sia — fino alla settimana in cui serve moltissimo.
Che cosa si perde davvero
Non l’automazione, che continua a girare. Si perde la capacità di cambiarla o ripararla.
Chi subentra eredita qualcosa che funziona, non sa perché sia stato costruito così, e quindi non osa toccarlo. Per nostra esperienza gli esiti sono due: l’automazione si congela e lentamente perde utilità, oppure viene spenta al primo problema e il processo manuale torna per sempre.
La nota di consegna, quaranta minuti
Non documentazione. Cinque cose, per automazione, in lingua piana.
Che cosa fa, in una frase. A che cosa si collega. Dove sta l’accesso. Che cosa controllare quando il risultato sembra sbagliato. E l’unica decisione che altrimenti parrebbe arbitraria — la frase « lo facciamo così perché ».
Quest’ultima voce è quella preziosa, e quella che fuori dalla testa di chi ha costruito non sopravvive mai.
Quando scriverla
Adesso, finché la persona è lì e di buon umore. Una nota di consegna scritta durante il preavviso è peggiore sotto ogni aspetto e viene da qualcuno la cui attenzione è già altrove.
L’esposizione affine del mese scorso
L’articolo del 22 ottobre chiedeva quali automazioni non abbiano una via manuale ricordata. Questo è lo stesso elenco da un’altra angolazione: quelle di cui una sola persona sa il funzionamento.
Se un’automazione compare in entrambi gli elenchi, è il vostro maggior rischio operativo in questo campo — e un pomeriggio la toglie da tutti e due.