Posteingang sortieren: die zweitbeste erste Automatisierung
Passen Kreditorenrechnungen nicht zu Ihrem Betrieb, ist das die andere, die funktioniert. Gleiche Methode, andere Eingabe, eine zusätzliche Gefahr.
Die Februarempfehlung für eine erste Automatisierung waren eingehende Kreditorenrechnungen. Das passt nicht überall — ein Dienstleistungsbetrieb mit dreissig Rechnungen im Monat hat dort nichts zu automatisieren. Die allgemeine Alternative ist das gemeinsame Postfach.
Die meisten Schweizer KMU haben eines: info@, bestellung@, oder ein Postfach, das zwei Personen nebenbei im Auge behalten. Es empfängt eine Mischung aus Anfragen, Bestellungen, Lieferantenmitteilungen, Rechnungen, Bewerbungen und Werbung — und jemand sortiert es jeden Morgen von Hand.
Was genau zu automatisieren ist
Nicht das Antworten. Das Sortieren.
Das Modell liest jede Nachricht und ordnet sie einer von Ihnen definierten Kategorie zu: neue Anfrage, Bestandskundin, Lieferant, Rechnung, Bewerbung, Sonstiges. Es kann die offensichtlichen Felder ziehen — Absender, Referenznummer, worum es geht — und die Nachricht an die richtige Person oder Ablage leiten.
Das passt wirklich gut zu den Kriterien vom Januar: Es wiederholt sich täglich, die Regeln sind stabil, ein Fehler ist sofort sichtbar, und wer es heute macht, mag es nicht.
Warum zweitbeste und nicht beste
Wegen einer Gefahr, die Rechnungen nicht haben: Alles im Postfach wurde von jemandem ausserhalb Ihres Betriebs geschrieben.
Das ist das Prompt-Injection-Problem vom 12. Mai in seiner direktesten Form. Eine Nachricht kann Text enthalten, der sich an das lesende System richtet. Das ist nicht exotisch; es ist der naheliegende Angriff auf jedes Werkzeug, von dem bekannt ist, dass es eingehende Post liest.
Darum ist der Entwurf eng: Die Triage vergibt eine Kategorie und verschiebt eine Nachricht. Sie antwortet nicht, handelt nicht, liest Ihren Dateiserver nicht. Der schlimmste Fall einer gelungenen Injection ist eine falsch abgelegte Nachricht.
Der Aufbau, der funktioniert
- Kategorien, die Sie schon nutzen. Das, was die sortierende Person heute im Kopf macht. Erfinden Sie keine Systematik.
- Eine Zuversichtsschwelle. Alles Unsichere geht gekennzeichnet in eine menschliche Warteschlange. Das Siebzig-Prozent-Prinzip vom 23. April.
- Keine automatischen Antworten in Fassung eins. Eine Antwort zu entwerfen, die ein Mensch versendet, ist ein eigenes, späteres Vorhaben — und dort sitzen die Risiken von Ton und Zusage.
Was es wert ist
In einem Betrieb mit sechzig Nachrichten am Tag kostet das Sortieren rund vierzig Minuten. Davon dreissig zurückzuholen, fünf Tage die Woche, sind hundert Stunden im Jahr — dieselbe Rechnung wie am 4. Juni, aus einem Prozess, den niemand für einen hält.