Hat Ihr KI-Vorhaben wirklich Zeit gespart? Wie man es feststellt
Alle berichten, es helfe. Fast niemand kann es zeigen. Hier eine Messung, die eine Stunde dauert und einer Prüfung standhält.
Fragen Sie jemanden, der bei der Arbeit KI nutzt, ob sie Zeit spart, und die Antwort lautet ja. Fragen Sie, wie viel, und sie wird vage. Diese Vagheit ist ein Problem, wenn Sie entscheiden, ob Sie das Programm ausweiten oder still auslaufen lassen.
Warum die übliche Messung scheitert
Betriebe messen zweimal das Falsche. Sie zählen, wie oft das Werkzeug genutzt wird — das misst Begeisterung, nicht Nutzen. Oder sie lassen gesparte Stunden schätzen — das ergibt Zahlen, die durchweg zu hoch und nicht verteidigbar sind.
Beides ist schlechter als nicht zu messen, denn eine Zahl, die niemand glaubt, beendet das Gespräch so wirksam wie gar keine.
Die Messung, die funktioniert
Nehmen Sie den einen automatisierten Prozess. Messen Sie drei Dinge, vorher und nachher, über je zwei Wochen.
Durchsatz je Personenstunde. Bearbeitete Rechnungen, beantwortete Anfragen, erledigte Dokumente, geteilt durch die tatsächlich dafür aufgewendeten Stunden. Diese Zahl ist verteidigbar, weil beide Hälften zählbar sind.
Fehlerquote. Wie viele nachträglich korrigiert werden mussten. Ist sie gestiegen, ist Ihre Zeitersparnis anderswo geborgt und wird mit Zins zurückgezahlt.
Durchlaufzeit. Wie lange zwischen Eintreffen einer Rechnung und ihrer Verbuchung. Oft die grösste echte Verbesserung und die, die niemand zählt — sie zeigt sich in Lieferantenbeziehungen und Skontofristen statt in Stunden.
Die ehrliche Rechnung
Zwei Stunden pro Woche gespart sind im Schweizer KMU rund hundert Stunden im Jahr. Bei achtzig Franken Vollkosten sind das achttausend Franken gegen Software für vielleicht zwei.
Das ist ein gutes und unglamouröses Ergebnis, und es schlicht zu nennen überzeugt mehr als die Behauptung einer Umwälzung. Wer dreimal gehört hat, etwas sei umwälzend, glaubt einer Zahl mit einer Rechnung dahinter.
Wenn die ehrliche Antwort nein lautet
Manchmal zeigt die Messung nichts. Der Prozess war schon effizient, die Menge zu klein, oder die Ausnahmen frassen den Gewinn.
Sagen Sie es und hören Sie auf. Ein Programm, das ein Vorhaben aufgrund von Belegen gestoppt hat, hat fürs nächste weit mehr Glaubwürdigkeit als eines, in dem alles ein Erfolg war.