Das KI-Budget: was ein Betrieb mit dreissig Leuten tatsächlich ausgeben sollte

Niemand veröffentlicht realistische KI-Budgets für kleine Betriebe, denn die realistische Zahl ist unspektakulär, und mit ihr verkauft man nichts. Hier also die ehrliche Struktur, in drei Zeilen.

Zeile eins: Plätze für Menschen

Gewöhnliche Geschäftskonten für die Leute, die ein Chatwerkzeug tatsächlich täglich nutzen. Im KMU sind das nicht alle — es sind das Büro, der Verkauf und wer vom Schreiben lebt. Zehn bis zwanzig Prozent der Belegschaft sind ein normaler Anfang, erweiterbar, wenn sich die Nutzung bewährt.

Dazu ein, zwei Premiumplätze für die Leute mit Vertragsvergleich oder komplexer Planung, wie im Dezember beschrieben. Nicht alle. Ein, zwei.

Zeile zwei: Nutzung in den Systemen

Das ist die Zeile, die niemand prognostiziert und die überrascht. Läuft KI in einem Prozess — Rechnungen lesen, Post einordnen —, zahlen Sie je Dokument statt je Person.

Sie ist meist kleiner als befürchtet und schwerer vorhersagbar als gewünscht. Schätzen Sie: Menge pro Monat, mal die im April zugeteilte Stufe — und verdoppeln Sie das für die ersten drei Monate, solange sich die Konfiguration einpendelt.

Zeile drei: die tatsächlich grosse

Interne Zeit. Jemand bereinigt Stammdaten, jemand definiert den Prozess, jemand prüft zwei Monate lang die Ergebnisse.

In jedem KMU-Vorhaben, das man erfolgreich nennen würde, ist diese Zeile ein Mehrfaches der Softwarekosten. Sie steht in keiner Offerte, und sie mit null anzusetzen ist der häufigste Grund, warum ein Vorhaben aus dem Rahmen läuft.

Die Plausibilitätsprüfung

Übersteigen Ihre gesamten KI-Softwarekosten das, was Sie für die Buchhaltungssoftware zahlen, halten Sie inne und fragen Sie warum. Es gibt gute Antworten — hohe Dokumentenmengen sind eine —, aber es sollte eine geben.

Und wenn eine Offerte für einen Dreissig-Personen-Betrieb Softwarekosten im Zehntausenderbereich nennt, wird ein Projekt verkauft, kein Werkzeug. Das mag richtig sein. Es sollte ein bewusster Entscheid sein und keine Überraschung auf der zweiten Rechnung.

Was das praktisch heisst

Fangen Sie kleiner an, als es sich seriös anfühlt. Eine Handvoll Plätze, ein automatisierter Prozess und eine ehrliche Zuteilung interner Zeit. Erweitern Sie, was nachweislich wirkt, und stoppen Sie, was nicht — möglich genau deshalb, weil Sie die Verträge kurz gehalten haben.