Du Shadow AI à l'intelligence gouvernée, Comment un groupe de construction suisse a implémenté la gouvernance de l'IA en seulement deux mois

Le point de départ : le Shadow AI dans le secteur de la construction

Un groupe de construction de taille moyenne de la région du Zürcher Oberland, plus de 300 collaborateurs, plusieurs entités, des décennies d'expertise sectorielle, s'est retrouvé face à un défi que de nombreuses entreprises suisses gèrent aujourd'hui en silence : le Shadow AI.

Les collaborateurs avaient découvert la puissance des outils d'IA tels que ChatGPT. Ils les utilisaient quotidiennement, pour rédiger des e-mails, résumer des documents, comparer des devis. Le problème ? Ils le faisaient via des comptes privés, et les données de l'entreprise alimentaient des plateformes sur lesquelles l'organisation n'avait aucun contrôle.

Comme l'a formulé le responsable informatique dans une évaluation interne :

« Nous n'implémentons pas quelque chose de nouveau. Nous gouvernons quelque chose qui se produit déjà, de manière incontrôlée. »

Cette seule phrase a changé la donne. Il ne s'agissait plus d'une initiative technologique. C'était devenu une priorité de gestion des risques.

Pourquoi la gouvernance d'abord, la technologie ensuite

La décision d'agir est venue rapidement. Mais l'approche était réfléchie. Plutôt que de se précipiter pour déployer un énième outil, la direction a choisi d'inverser le scénario d'implémentation habituel :

Gouvernance et politiques d'abord. Configuration technique ensuite. Tests en troisième.

Cette séquence s'est avérée être l'un des facteurs de succès les plus déterminants. En établissant des règles, des responsabilités et des limites claires avant que quiconque ne touche à la plateforme, l'organisation a évité le chaos qui accompagne souvent les projets de transformation numérique.

Pourquoi Hegyon.ai

Le responsable informatique a évalué plusieurs plateformes d'IA avant de présenter sa recommandation. Trois facteurs ont fait la différence :

• Plateforme basée en Suisse, la résidence des données et la conformité correspondaient aux exigences de l'entreprise
• Flexibilité multi-modèles, accès à plusieurs grands modèles de langage, sans dépendance à un seul fournisseur
• Capacité d'intégration approfondie, connexions à l'e-mail, Microsoft 365, SharePoint, et la feuille de route pour l'intégration de systèmes ERP comme BauBit Pro et A3

La présentation à la direction a été efficace : une démonstration en direct de 30 minutes pour le CEO et le CFO, accompagnée d'une feuille de route d'implémentation courte et actionnable. La réaction a été une adhésion immédiate. Lorsque les décideurs voient la valeur et que le chemin à suivre est clair et réaliste, les approbations avancent vite.

L'implémentation en deux mois

Mois 1 : Construire les fondations

La première étape a été de constituer un AI Force Team côté client. Ce groupe de travail interne était structuré avec des responsabilités claires :

• Responsables de processus internes, cartographie des flux de travail et identification des tâches prêtes pour l'IA
• Responsables de la gestion des connaissances, sélection et préparation des documents de l'entreprise pour la base de connaissances IA
• Équipe de test, validation des résultats et signalement des problèmes avant le déploiement élargi

En parallèle, nous avons travaillé étroitement avec l'AI Force Team pour établir les politiques de gouvernance, définir les contrôles d'accès et configurer l'architecture de la plateforme. Nous avons fourni des modèles et des cadres prêts à l'emploi tirés d'implémentations précédentes, afin que l'équipe n'ait pas à partir de zéro.

Le premier mois est passé vite. On avait l'impression de poser les bases. Mais c'était essentiel. Des fondations solides signifiaient que tout ce qui suivait pouvait avancer plus rapidement et en toute confiance.

Mois 2 : De la configuration aux premiers utilisateurs

Le deuxième mois a été pratique. La configuration technique, les intégrations et le paramétrage de la plateforme sont passés au premier plan. Dès la sixième semaine, le cercle restreint de l'AI Force Team testait déjà activement la plateforme dans des scénarios de travail réels.

Ce chevauchement, où les tests commencent avant le déploiement officiel, s'est avéré précieux. Cela signifiait qu'au moment où les premiers départements ont été intégrés, la plateforme avait déjà été testée en conditions réelles par des champions internes capables de témoigner de sa valeur par expérience directe.

Aborder le sujet qui fâche : la peur des collaborateurs

Soyons honnêtes. Tout le monde n'était pas enthousiaste.

Dans un effectif allant de 20 à 60 ans, les réactions variaient. Certains collaborateurs étaient curieux. D'autres sceptiques. Et certains avaient véritablement peur. Deux préoccupations revenaient sans cesse :

« Maintenant ils vont apprendre comment nous travaillons, pour pouvoir nous remplacer plus tard. »

« L'entreprise peut lire nos messages. »

Ces craintes ne sont pas irrationnelles. Elles sont humaines. Et les ignorer est le moyen le plus sûr de saboter un déploiement d'IA.

Voici ce que nous avons fait : lors de chaque atelier de déploiement, nous avons abordé ces préoccupations de front. Nous avons montré aux collaborateurs l'interface d'administration, le véritable backend, prouvant que personne ne lisait leurs conversations. La transparence a dissipé les rumeurs plus vite que n'importe quelle note de service.

Et face à la peur du remplacement, nous avons systématiquement renforcé un message :

L'IA n'est pas là pour vous remplacer. L'IA est votre copilote. Vous êtes le pilote. C'est vous qui décidez ce qui est délégué.

Cette formulation a trouvé un écho. Elle a fait passer le récit de la menace à l'autonomisation.

Le déploiement : département par département

Nous avons délibérément choisi un déploiement par étapes plutôt qu'une approche big-bang. Département par département, par groupes d'au moins quatre collaborateurs, chaque équipe a participé à un atelier pratique intensif.

Pourquoi des petits groupes ? Parce que dans un atelier avec quatre personnes, on peut sentir où se trouvent les interrogations. On peut répondre aux préoccupations dans un cadre presque individuel. On peut observer le langage corporel et adapter ses explications en temps réel.

Les ateliers n'étaient pas des plongées techniques approfondies. Les gens ne s'intéressent pas aux diagrammes d'architecture. Ils s'intéressent à ce que cet outil peut réellement faire pour eux. Chaque exercice était donc pratique, basé sur des tâches concrètes et pertinent pour leur travail quotidien.

Les moments de révélation

Les premières réactions lors des ateliers étaient systématiquement marquantes :

• Détection de phishing par e-mail, les collaborateurs étaient visiblement impressionnés lorsque la plateforme signalait des e-mails suspects et expliquait pourquoi ils étaient potentiellement dangereux
• Recherche et analyse documentaire, comparer deux devis fournisseurs de plusieurs pages en quelques secondes au lieu de plusieurs heures
• Automatisation du calendrier et des flux de travail, créer des rendez-vous, générer des graphiques directement à partir de documents SharePoint
• Intégration SharePoint, accéder aux documents de l'entreprise et les analyser sans quitter l'interface IA

La courbe d'adoption a suivi un schéma que nous connaissons bien : les premières connexions étaient hésitantes, un message, puis déconnexion. Mais au fil des jours suivants, l'utilisation a augmenté régulièrement. Les collaborateurs ont commencé à découvrir leurs propres cas d'usage. La plateforme a cessé d'être « le nouvel outil informatique » pour devenir un compagnon de travail quotidien.

L'enseignement clé : donnez du temps aux gens. Ne forcez pas l'adoption. Laissez-les découvrir que la plateforme aide véritablement pour les tâches ennuyeuses et répétitives qu'ils n'ont jamais aimées. C'est à ce moment que l'adoption devient organique.

Trois leçons pour les décideurs informatiques dans la construction

Sur la base de cette implémentation, voici trois leçons que nous partagerions avec tout responsable informatique envisageant la gouvernance de l'IA :

1. Connaître le métier de chaque département

Vous ne pouvez pas réaliser un déploiement d'IA pertinent si vous ne comprenez pas ce que chaque département fait réellement au quotidien. Avant les ateliers, nous avons cartographié au moins quatre tâches quotidiennes par département, afin de pouvoir démontrer concrètement comment l'IA pouvait soutenir leur travail spécifique. Les démonstrations génériques ne créent pas l'adhésion. Les démonstrations pertinentes, si.

2. Dans un effectif diversifié, plus d'information aide

Lorsque vos collaborateurs ont entre 20 et 60 ans, ne présumez pas que tous ont la même compréhension de base de l'IA. Communiquez largement et fréquemment : Qu'est-ce que l'IA ? Qu'implémentons-nous ? Que peut-elle faire ? Que signifie réellement « automatisation » ici ? Oui, deux mois c'est serré pour une implémentation. Mais investir du temps dans une communication claire et honnête génère plus d'attention positive et moins de résistance.

3. Des ateliers, des ateliers et encore des ateliers

Il s'agit d'une transformation numérique. Vous changez la manière dont les gens travaillent. Cela ne se fait pas avec un manuel PDF et un lien de connexion. Cela passe par un enseignement pratique et répété. Prévoyez des ateliers continus, pas seulement pendant le déploiement, mais dans les mois qui suivent.

La suite

L'implémentation est terminée, mais le parcours continue. Les axes de travail actuels comprennent :

• Ateliers continus et formations avancées pour les utilisateurs expérimentés et les nouveaux collaborateurs
• Amélioration de la documentation des processus métier au sein de la plateforme IA
• Élargissement de la base de connaissances de l'entreprise pour accroître l'intelligence contextuelle de la plateforme
• Intégration avec BauBit Pro, le logiciel modulaire de gestion de la construction d'ABBF Bausoft AG, conçu spécifiquement pour le secteur suisse de la construction
• Connexion au logiciel ERP A3, intégration des données financières et opérationnelles dans l'environnement IA gouverné

Chacune de ces étapes approfondit la valeur de la plateforme et éloigne l'organisation du Shadow AI vers un écosystème IA entièrement gouverné et intégré.

La vision d'ensemble

Deux mois. C'est tout ce qu'il a fallu pour passer d'une utilisation incontrôlée de l'IA à une plateforme IA gouvernée, sécurisée et productive, intégrée avec l'e-mail, SharePoint et Microsoft 365, avec des connexions ERP sur la feuille de route à court terme.

Le secteur suisse de la construction n'est généralement pas considéré comme un précurseur de la transformation numérique. Mais ce projet prouve qu'avec la bonne approche, gouvernance d'abord, implémentation pratique ensuite, et un focus inlassable sur les personnes, même les industries traditionnellement conservatrices peuvent adopter l'IA de manière responsable et efficace.

La question pour les décideurs informatiques n'est plus « Devons-nous implémenter une gouvernance de l'IA ? »

C'est « Pouvons-nous nous permettre de ne pas le faire ? »

Hegyon.ai est une plateforme suisse de gouvernance de l'IA qui aide les organisations à implémenter l'IA de manière sécurisée, conforme et efficace. Si votre entreprise fait face à des défis similaires, nous serions ravis d'échanger avec vous.