Von Shadow AI zu gesteuerter Intelligenz, Wie eine Schweizer Baugruppe KI-Governance in nur zwei Monaten implementierte

Der Ausgangspunkt: Shadow AI in der Baubranche

Eine mittelgrosse Baugruppe aus dem Zürcher Oberland, über 300 Mitarbeitende, mehrere Gesellschaften, jahrzehntelange Branchenexpertise, sah sich mit einer Herausforderung konfrontiert, mit der viele Schweizer Unternehmen heute stillschweigend kämpfen: Shadow AI.

Die Mitarbeitenden hatten die Leistungsfähigkeit von KI-Tools wie ChatGPT entdeckt. Sie nutzten sie täglich, zum Verfassen von E-Mails, Zusammenfassen von Dokumenten, Vergleichen von Offerten. Das Problem? Sie taten dies über private Konten, wobei Unternehmensdaten in Plattformen flossen, über die die Organisation keinerlei Kontrolle hatte.

Wie der IT-Leiter es in einer internen Beurteilung formulierte:

«Wir implementieren nicht etwas Neues. Wir steuern etwas, das bereits passiert, unkontrolliert.»

Dieser eine Satz veränderte die Diskussion. Dies war keine Technologie-Initiative mehr. Es war eine Priorität des Risikomanagements.

Warum Governance zuerst, Technologie danach

Die Entscheidung zu handeln kam schnell. Aber der Ansatz war durchdacht. Anstatt übereilt ein weiteres Tool einzuführen, entschied sich die Geschäftsleitung, das typische Implementierungsskript umzudrehen:

Governance und Richtlinien zuerst. Technisches Setup danach. Tests als Drittes.

Diese Reihenfolge erwies sich als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Indem klare Regeln, Verantwortlichkeiten und Grenzen festgelegt wurden, bevor jemand die Plattform berührte, vermied die Organisation das Chaos, das digitale Transformationsprojekte oft begleitet.

Warum Hegyon.ai

Der IT-Leiter evaluierte mehrere KI-Plattformen, bevor er seine Empfehlung präsentierte. Drei Faktoren machten den Unterschied:

• Schweizer Plattform, Datenresidenz und Compliance entsprachen den Anforderungen des Unternehmens
• Multi-Modell-Flexibilität, Zugang zu mehreren grossen Sprachmodellen, nicht an einen einzelnen Anbieter gebunden
• Tiefe Integrationsfähigkeit, Anbindungen an E-Mail, Microsoft 365, SharePoint und die Roadmap zur Integration von ERP-Systemen wie BauBit Pro und A3

Die Präsentation vor der Geschäftsleitung war effizient: eine 30-minütige Live-Demo für CEO und CFO, gepaart mit einer kurzen, umsetzbaren Implementierungs-Roadmap. Die Reaktion war sofortige Zustimmung. Wenn Entscheidungsträger den Mehrwert sehen und der Weg nach vorne klar und realistisch ist, gehen Freigaben schnell.

Die Zwei-Monats-Implementierung

Monat 1: Das Fundament bauen

Der erste Schritt war die Zusammenstellung eines AI Force Teams auf Kundenseite. Diese interne Taskforce war mit klaren Verantwortlichkeiten strukturiert:

• Interne Prozessverantwortliche, Kartierung von Arbeitsabläufen und Identifikation von KI-fähigen Aufgaben
• Wissensmanagement-Verantwortliche, Kuratierung und Aufbereitung von Unternehmensdokumenten für die KI-Wissensbasis
• Testteam, Validierung von Ergebnissen und Meldung von Problemen vor dem breiteren Rollout

Parallel dazu arbeiteten wir eng mit dem AI Force Team zusammen, um Governance-Richtlinien zu erstellen, Zugriffskontrollen zu definieren und die Plattformarchitektur zu konfigurieren. Wir stellten fertige Vorlagen und Frameworks aus früheren Implementierungen bereit, damit das Team nicht bei null anfangen musste.

Der erste Monat verging schnell. Es fühlte sich wie Vorarbeit an. Aber es war essenziell. Ein starkes Fundament bedeutete, dass alles Folgende schneller und mit Zuversicht voranschreiten konnte.

Monat 2: Von der Konfiguration zu den ersten Nutzern

Der zweite Monat war praxisorientiert. Technisches Setup, Integrationen und Plattformkonfiguration rückten in den Vordergrund. Ab Woche sechs testete der innere Kreis des AI Force Teams die Plattform bereits aktiv in realen Arbeitsszenarien.

Diese Überlappung, bei der Tests vor dem offiziellen Rollout beginnen, erwies sich als wertvoll. Das bedeutete, dass die Plattform bereits von internen Champions unter Realbedingungen getestet worden war, als die ersten Abteilungen ongeboardet wurden. Diese Champions konnten aus erster Hand über den Nutzen sprechen.

Den Elefanten im Raum ansprechen: Angst der Mitarbeitenden

Seien wir ehrlich. Nicht alle waren begeistert.

In einer Belegschaft mit Mitarbeitenden zwischen 20 und 60 Jahren fielen die Reaktionen unterschiedlich aus. Einige waren neugierig. Andere skeptisch. Und manche hatten echte Angst. Zwei Bedenken tauchten immer wieder auf:

«Jetzt lernen sie, wie wir arbeiten, damit sie uns später ersetzen können.»

«Das Unternehmen kann unsere Nachrichten lesen.»

Diese Ängste sind nicht irrational. Sie sind menschlich. Und sie zu ignorieren ist der schnellste Weg, einen KI-Rollout zu sabotieren.

Was wir taten: In jedem Rollout-Workshop sprachen wir diese Bedenken direkt an. Wir zeigten den Mitarbeitenden die Admin-Oberfläche, das tatsächliche Backend, und bewiesen damit, dass niemand ihre Gespräche las. Transparenz zerstreute die Gerüchte schneller als jedes Memo.

Und gegen die Angst vor Ersetzung verstärkten wir konsequent eine Botschaft:

KI ist nicht hier, um Sie zu ersetzen. KI ist Ihr Copilot. Sie sind der Pilot. Sie entscheiden, was delegiert wird.

Diese Formulierung fand Anklang. Sie verschob die Wahrnehmung von Bedrohung zu Ermächtigung.

Der Rollout: Abteilung für Abteilung

Wir wählten bewusst einen gestaffelten Rollout anstelle eines Big-Bang-Ansatzes. Abteilung für Abteilung, in Gruppen von mindestens vier Mitarbeitenden, nahm jedes Team an einem intensiven Hands-on-Workshop teil.

Warum kleine Gruppen? Weil man in einem Workshop mit vier Personen spüren kann, wo die Fragezeichen sind. Man kann Bedenken fast im Einzelgespräch beantworten. Man kann die Körpersprache beobachten und seine Erklärungen in Echtzeit anpassen.

Die Workshops waren keine technischen Tieftauchgänge. Menschen interessieren sich nicht für Architekturdiagramme. Sie interessieren sich dafür, was dieses Ding tatsächlich für sie tun kann. Daher war jede Übung praxisnah, aufgabenbasiert und relevant für ihre tägliche Arbeit.

Die Aha-Momente

Die ersten Reaktionen in den Workshops waren durchweg beeindruckend:

• E-Mail-Phishing-Erkennung, die Mitarbeitenden waren sichtlich beeindruckt, als die Plattform verdächtige E-Mails markierte und erklärte, warum sie potenziell gefährlich waren
• Recherche und Dokumentenanalyse, zwei mehrseitige Lieferantenofferten in Sekunden statt Stunden vergleichen
• Kalender- und Workflow-Automatisierung, Termine erstellen, Grafiken direkt aus SharePoint-Dokumenten generieren
• SharePoint-Integration, Unternehmensdokumente abrufen und analysieren, ohne die KI-Oberfläche zu verlassen

Die Adoptionskurve folgte einem Muster, das wir bereits kennen: Die ersten Logins waren zaghaft, eine Nachricht, dann Logout. Aber in den folgenden Tagen stieg die Nutzung stetig an. Die Mitarbeitenden begannen, eigene Anwendungsfälle zu entdecken. Die Plattform hörte auf, «das neue IT-Tool» zu sein, und wurde zum täglichen Arbeitsbegleiter.

Die wichtigste Erkenntnis: Geben Sie den Menschen Zeit. Erzwingen Sie keine Adoption. Lassen Sie sie entdecken, dass die Plattform wirklich bei den langweiligen, sich wiederholenden Aufgaben hilft, die sie schon immer nicht mochten. Dann wird die Adoption organisch.

Drei Lektionen für IT-Entscheidungsträger in der Baubranche

Basierend auf dieser Implementierung sind hier drei Lektionen, die wir jedem IT-Leiter mitgeben würden, der KI-Governance in Betracht zieht:

1. Kennen Sie das Geschäft jeder Abteilung

Sie können keinen sinnvollen KI-Rollout durchführen, wenn Sie nicht verstehen, was jede Abteilung tatsächlich jeden Tag tut. Vor den Workshops haben wir mindestens vier tägliche Aufgaben pro Abteilung erfasst, damit wir praxisnah demonstrieren konnten, wie KI ihre spezifische Arbeit unterstützen kann. Generische Demos erzeugen kein Buy-in. Relevante Demos schon.

2. In einer vielfältigen Belegschaft hilft mehr Information

Wenn Ihre Mitarbeitenden zwischen 20 und 60 Jahre alt sind, gehen Sie nicht davon aus, dass alle dasselbe Grundverständnis von KI haben. Kommunizieren Sie breit und häufig: Was ist KI? Was implementieren wir? Was kann sie? Was bedeutet «Automatisierung» hier wirklich? Ja, zwei Monate sind knapp für eine Implementierung. Aber die Investition in klare, ehrliche Kommunikation erzeugt mehr positive Aufmerksamkeit und weniger Widerstand.

3. Workshops, Workshops und nochmals Workshops

Dies ist eine digitale Transformation. Sie verändern, wie Menschen arbeiten. Das geschieht nicht mit einem PDF-Handbuch und einem Login-Link. Es geschieht durch wiederholtes, praxisnahes Lehren. Planen Sie laufende Workshops, nicht nur während des Rollouts, sondern in den Monaten danach.

Was als Nächstes kommt

Die Implementierung ist abgeschlossen, aber die Reise geht weiter. Die aktuellen Schwerpunkte umfassen:

• Laufende Workshops und Fortgeschrittenen-Schulungen für Power-User und neue Mitarbeitende
• Verbesserung der Geschäftsprozess-Dokumentation innerhalb der KI-Plattform
• Erweiterung der Unternehmens-Wissensbasis zur Steigerung der kontextuellen Intelligenz der Plattform
• Integration mit BauBit Pro, der modularen Bausoftware von ABBF Bausoft AG, speziell für die Schweizer Baubranche entwickelt
• Anbindung an A3-ERP-Software, Einbindung von Finanz- und Betriebsdaten in die gesteuerte KI-Umgebung

Jeder dieser Schritte vertieft den Wert der Plattform und bewegt die Organisation weiter weg von Shadow AI hin zu einem vollständig gesteuerten, integrierten KI-Ökosystem.

Das grosse Bild

Zwei Monate. Mehr brauchte es nicht, um von unkontrollierter KI-Nutzung zu einer gesteuerten, sicheren und produktiven KI-Plattform zu gelangen, integriert mit E-Mail, SharePoint und Microsoft 365, mit ERP-Anbindungen auf der kurzfristigen Roadmap.

Die Schweizer Baubranche gilt typischerweise nicht als Vorreiter der digitalen Transformation. Aber dieses Projekt beweist, dass mit dem richtigen Ansatz, Governance zuerst, praktische Implementierung danach und unermüdlicher Fokus auf die Menschen, auch traditionell konservative Branchen KI verantwortungsvoll und effektiv einführen können.

Die Frage für IT-Entscheidungsträger lautet nicht mehr «Sollen wir KI-Governance implementieren?»

Sondern: «Können wir es uns leisten, es nicht zu tun?»

Hegyon.ai ist eine Schweizer KI-Governance-Plattform, die Organisationen hilft, KI sicher, regelkonform und effektiv zu implementieren. Wenn Ihr Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen steht, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.