Da Shadow AI a intelligenza governata, Come un gruppo edile svizzero ha implementato la governance dell'IA in soli due mesi

Il punto di partenza: Shadow AI nel settore delle costruzioni

Un gruppo edile di medie dimensioni della regione dello Zürcher Oberland, oltre 300 collaboratori, diverse società, decenni di esperienza nel settore, si è trovato ad affrontare una sfida con cui molte aziende svizzere stanno facendo i conti in silenzio: lo Shadow AI.

I collaboratori avevano scoperto la potenza degli strumenti di IA come ChatGPT. Li utilizzavano quotidianamente, per redigere e-mail, riassumere documenti, confrontare preventivi. Il problema? Lo facevano tramite account privati, con i dati aziendali che confluivano in piattaforme sulle quali l'organizzazione non aveva alcun controllo.

Come ha espresso il responsabile IT in una valutazione interna:

«Non stiamo implementando qualcosa di nuovo. Stiamo governando qualcosa che sta già accadendo, senza controllo.»

Quella singola frase ha cambiato la conversazione. Non si trattava più di un'iniziativa tecnologica. Era diventata una priorità di gestione del rischio.

Perché prima la governance, poi la tecnologia

La decisione di agire è arrivata rapidamente. Ma l'approccio è stato ponderato. Piuttosto che affrettarsi a implementare l'ennesimo strumento, la direzione ha scelto di capovolgere il tipico copione di implementazione:

Governance e policy prima. Configurazione tecnica dopo. Test per ultimi.

Questa sequenza si è rivelata uno dei fattori di successo più determinanti. Stabilendo regole, responsabilità e limiti chiari prima che chiunque toccasse la piattaforma, l'organizzazione ha evitato il caos che spesso accompagna i progetti di trasformazione digitale.

Perché Hegyon.ai

Il responsabile IT ha valutato diverse piattaforme di IA prima di presentare la sua raccomandazione. Tre fattori hanno fatto la differenza:

• Piattaforma con sede in Svizzera, residenza dei dati e conformità allineate ai requisiti dell'azienda
• Flessibilità multi-modello, accesso a diversi grandi modelli linguistici, senza vincoli con un singolo fornitore
• Profonda capacità di integrazione, connessioni a e-mail, Microsoft 365, SharePoint e roadmap per l'integrazione di sistemi ERP come BauBit Pro e A3

La presentazione alla direzione è stata efficiente: una demo live di 30 minuti per il CEO e il CFO, accompagnata da una roadmap di implementazione breve e concreta. La reazione è stata un'adesione immediata. Quando i decisori vedono il valore e il percorso è chiaro e realistico, le approvazioni arrivano velocemente.

L'implementazione in due mesi

Mese 1: Costruire le fondamenta

Il primo passo è stato assemblare un AI Force Team lato cliente. Questa task force interna era strutturata con responsabilità chiare:

• Responsabili di processo interni, mappatura dei flussi di lavoro e identificazione delle attività pronte per l'IA
• Responsabili della gestione della conoscenza, selezione e preparazione dei documenti aziendali per la base di conoscenza IA
• Team di test, validazione dei risultati e segnalazione dei problemi prima del rollout più ampio

In parallelo, abbiamo lavorato a stretto contatto con l'AI Force Team per stabilire le policy di governance, definire i controlli di accesso e configurare l'architettura della piattaforma. Abbiamo fornito modelli e framework pronti all'uso derivanti da implementazioni precedenti, così il team non ha dovuto partire da zero.

Il primo mese è passato rapidamente. Sembrava lavoro preparatorio. Ma era essenziale. Fondamenta solide significavano che tutto ciò che seguiva poteva procedere più velocemente e con sicurezza.

Mese 2: Dalla configurazione ai primi utenti

Il secondo mese è stato operativo. Configurazione tecnica, integrazioni e parametrizzazione della piattaforma sono passati in primo piano. Dalla sesta settimana, il nucleo ristretto dell'AI Force Team stava già testando attivamente la piattaforma in scenari di lavoro reali.

Questa sovrapposizione, in cui i test iniziano prima del rollout ufficiale, si è rivelata preziosa. Significava che quando i primi dipartimenti sono stati integrati, la piattaforma era già stata testata in condizioni reali da champion interni in grado di testimoniarne il valore per esperienza diretta.

Affrontare il nodo centrale: la paura dei collaboratori

Siamo onesti. Non tutti erano entusiasti.

In una forza lavoro che va dai 20 ai 60 anni, le reazioni variavano. Alcuni collaboratori erano curiosi. Altri scettici. E alcuni avevano genuinamente paura. Due preoccupazioni emergevano ripetutamente:

«Adesso impareranno come lavoriamo, così potranno sostituirci in seguito.»

«L'azienda può leggere i nostri messaggi.»

Queste paure non sono irrazionali. Sono umane. E ignorarle è il modo più rapido per sabotare un rollout di IA.

Ecco cosa abbiamo fatto: durante ogni workshop di rollout, abbiamo affrontato queste preoccupazioni direttamente. Abbiamo mostrato ai collaboratori l'interfaccia di amministrazione, il backend reale, dimostrando che nessuno stava leggendo le loro conversazioni. La trasparenza ha smantellato le voci più velocemente di qualsiasi comunicato.

E per la paura della sostituzione, abbiamo rafforzato costantemente un messaggio:

L'IA non è qui per sostituirvi. L'IA è il vostro copilota. Voi siete il pilota. Voi decidete cosa viene delegato.

Questa formulazione ha avuto risonanza. Ha spostato la narrazione dalla minaccia all'empowerment.

Il rollout: dipartimento per dipartimento

Abbiamo scelto deliberatamente un rollout graduale piuttosto che un approccio big-bang. Dipartimento per dipartimento, in gruppi di almeno quattro collaboratori, ogni team ha partecipato a un workshop pratico intensivo.

Perché piccoli gruppi? Perché in un workshop con quattro persone si riesce a percepire dove sono i punti interrogativi. Si possono affrontare le preoccupazioni in un contesto quasi individuale. Si può osservare il linguaggio del corpo e adattare le spiegazioni in tempo reale.

I workshop non erano approfondimenti tecnici. Le persone non si interessano ai diagrammi di architettura. Si interessano a ciò che questo strumento può effettivamente fare per loro. Ogni esercizio era quindi pratico, basato su compiti concreti e pertinente al loro lavoro quotidiano.

I momenti di rivelazione

Le prime reazioni durante i workshop erano costantemente significative:

• Rilevamento di phishing via e-mail, i collaboratori erano visibilmente impressionati quando la piattaforma segnalava e-mail sospette e spiegava perché erano potenzialmente pericolose
• Ricerca e analisi documentale, confrontare due preventivi fornitori di più pagine in pochi secondi invece che in ore
• Automazione del calendario e dei flussi di lavoro, creare appuntamenti, generare grafici direttamente dai documenti SharePoint
• Integrazione SharePoint, accedere ai documenti aziendali e analizzarli senza uscire dall'interfaccia IA

La curva di adozione ha seguito uno schema che conosciamo bene: i primi accessi erano esitanti, un messaggio, poi logout. Ma nei giorni successivi, l'utilizzo è aumentato costantemente. I collaboratori hanno iniziato a scoprire i propri casi d'uso. La piattaforma ha smesso di essere «il nuovo strumento IT» ed è diventata un compagno di lavoro quotidiano.

L'insegnamento chiave: date tempo alle persone. Non forzate l'adozione. Lasciate che scoprano che la piattaforma aiuta davvero con le attività noiose e ripetitive che non hanno mai amato. È in quel momento che l'adozione diventa organica.

Tre lezioni per i decisori IT nel settore delle costruzioni

Sulla base di questa implementazione, ecco tre lezioni che condivideremmo con qualsiasi responsabile IT che stia considerando la governance dell'IA:

1. Conoscere il business di ogni dipartimento

Non è possibile realizzare un rollout di IA significativo se non si comprende cosa ogni dipartimento fa effettivamente ogni giorno. Prima dei workshop, abbiamo mappato almeno quattro attività quotidiane per dipartimento, così da poter dimostrare concretamente come l'IA poteva supportare il loro lavoro specifico. Le demo generiche non creano adesione. Le demo pertinenti sì.

2. In una forza lavoro diversificata, più informazione aiuta

Quando i vostri collaboratori hanno tra i 20 e i 60 anni, non date per scontato che tutti abbiano la stessa comprensione di base dell'IA. Comunicate in modo ampio e frequente: Cos'è l'IA? Cosa stiamo implementando? Cosa può fare? Cosa significa realmente «automazione» in questo contesto? Sì, due mesi sono stretti per un'implementazione. Ma investire tempo in una comunicazione chiara e onesta genera più attenzione positiva e meno resistenza.

3. Workshop, workshop e ancora workshop

Questa è una trasformazione digitale. State cambiando il modo in cui le persone lavorano. Questo non avviene con un manuale PDF e un link di accesso. Avviene attraverso un insegnamento pratico e ripetuto. Pianificate workshop continui, non solo durante il rollout, ma nei mesi successivi.

Cosa viene dopo

L'implementazione è completa, ma il percorso continua. Le aree di focus attuali includono:

• Workshop continui e formazione avanzata per utenti esperti e nuovi collaboratori
• Miglioramento della documentazione dei processi aziendali all'interno della piattaforma IA
• Espansione della base di conoscenza aziendale per aumentare l'intelligenza contestuale della piattaforma
• Integrazione con BauBit Pro, il software modulare di gestione delle costruzioni di ABBF Bausoft AG, progettato specificamente per il settore edile svizzero
• Connessione al software ERP A3, integrazione dei dati finanziari e operativi nell'ambiente IA governato

Ciascuno di questi passi approfondisce il valore della piattaforma e allontana l'organizzazione dallo Shadow AI verso un ecosistema IA completamente governato e integrato.

Il quadro generale

Due mesi. È tutto ciò che è servito per passare da un utilizzo incontrollato dell'IA a una piattaforma IA governata, sicura e produttiva, integrata con e-mail, SharePoint e Microsoft 365, con connessioni ERP nella roadmap a breve termine.

Il settore edile svizzero non è tipicamente considerato un precursore della trasformazione digitale. Ma questo progetto dimostra che con il giusto approccio, governance prima, implementazione pratica dopo, e un focus instancabile sulle persone, anche i settori tradizionalmente conservatori possono adottare l'IA in modo responsabile ed efficace.

La domanda per i decisori IT non è più «Dovremmo implementare la governance dell'IA?»

È «Possiamo permetterci di non farlo?»

Hegyon.ai è una piattaforma svizzera di governance dell'IA che aiuta le organizzazioni a implementare l'IA in modo sicuro, conforme ed efficace. Se la vostra azienda affronta sfide simili, saremo lieti di confrontarci con voi.