Was zu protokollieren ist, wenn KI einen Geschäftsprozess berührt
Sechs Felder. Wer sie ab dem ersten Tag festhält, beantwortet in zwei Jahren jede Frage zu einem KI-gestützten Entscheid. Wer nicht, kann gar nichts rekonstruieren.
Die Frage kommt anderthalb Jahre später, und sie klingt immer gleich. « Warum steht bei dieser Buchung 8,1 Prozent? » Oder: « Wer hat diese Offerte freigegeben? » Oder, von der Revision: « Zeigen Sie mir, wie diese Zahl zustande kam. »
War ein KI-Schritt beteiligt und wurde nichts protokolliert, lautet die ehrliche Antwort: Sie können es nicht sagen. Das ist eine schlechte Antwort für die Treuhand und eine schlechtere für die Kundschaft.
Die sechs Felder
- Was hineinging. Welches Dokument, welcher Datensatz, welche Fassung. Nicht zwingend der Volltext — eine Kennung genügt, sofern die Quelle noch existiert.
- Was herauskam. Der Vorschlag des Systems, vor jeder menschlichen Änderung. Dieses Feld wird am häufigsten weggelassen und am häufigsten gebraucht: Ohne es lässt sich nicht sagen, ob ein Mensch die Maschine korrigierte oder den Fehler selbst einbrachte.
- Welches System, welche Fassung. Modell und Konfiguration. Verhalten ändert sich, wenn ein Anbieter ein Modell aktualisiert, und « im März lief das anders » ist nur beweisbar, wenn Sie aufgeschrieben haben, was der März nutzte.
- Wer bestätigte. Eine benannte Person, kein Dienstkonto. Hat niemand bestätigt, halten Sie auch das fest — das ist eine Tatsache über Ihren Prozess.
- Wann. Naheliegend — und routinemässig in einem lokalen Format abgelegt, das mehrdeutig wird, sobald es jemand in einem anderen Land liest.
- Was sich zwischen Vorschlag und Endfassung änderte. Hat die Person das Ergebnis bearbeitet, behalten Sie beides. Dieses eine Feld klärt die meisten Streitfälle.
Was das nicht ist
Es ist keine vollständige Revisionsspur im buchhalterischen Sinn, und für die meisten KMU braucht es keine fälschungssichere Ablage. Eine Tabelle mit sechs Spalten in dem System, das den Prozess ohnehin führt, genügt — und ist ungeheuer viel besser als nichts.
Es ist auch keine Überwachung Ihrer Mitarbeitenden. Protokollieren Sie die Bestätigung, nicht das Arbeitsverhalten. Liesse sich aus Ihrem Protokoll messen, wie schnell jemand arbeitet, haben Sie das Falsche gebaut und sich ein neues Problem im Arbeits- und Datenschutzrecht geschaffen.
Warum jetzt und nicht später
Weil Protokollierung beim Bau eines Prozesses trivial einzubauen und nachträglich mühsam nachzurüsten ist. Und weil der Nutzen ganz rückblickend ist: Sie werden sich am selben Tag nie darüber freuen, sondern anderthalb Jahre später, genau einmal, wenn es Ihnen eine Auseinandersetzung erspart, die Sie sonst verlören.