Che cosa registrare quando l’IA tocca un processo aziendale
Sei campi. Se li registrate dal primo giorno, fra due anni risponderete a qualsiasi domanda su una decisione assistita dall’IA. Altrimenti non potrete ricostruire nulla.
La domanda arriva diciotto mesi dopo, e suona sempre uguale. « Perché questa registrazione dice 8,1 per cento? » Oppure: « Chi ha approvato questa offerta? » Oppure, da un revisore: « Mostratemi come si è arrivati a questa cifra. »
Se c’era di mezzo un passaggio di IA e non avete registrato nulla, la risposta onesta è che non potete dirlo. È una brutta risposta da dare a un fiduciario, e peggiore da dare a un cliente.
I sei campi
- Che cosa è entrato. Quale documento, quale record, quale versione. Non per forza il testo intero — basta un identificativo, purché la fonte esista ancora.
- Che cosa è uscito. La proposta prodotta dal sistema, prima di ogni modifica umana. È il campo più spesso saltato e più spesso necessario: senza, non si può dire se una persona abbia corretto la macchina o introdotto lei l’errore.
- Quale sistema, quale versione. Modello e configurazione. Il comportamento cambia quando un fornitore aggiorna un modello, e « a marzo funzionava diversamente » si prova solo se avete annotato che cosa usava marzo.
- Chi ha confermato. Una persona indicata, non un account di servizio. Se nessuno ha confermato, registrate anche quello: è un fatto sul vostro processo.
- Quando. Ovvio — e abitualmente salvato in un formato locale che diventa ambiguo appena qualcuno lo legge in un altro Paese.
- Che cosa è cambiato fra proposta e versione finale. Se la persona ha modificato l’uscita, tenete entrambe. Questo solo campo risolve la maggior parte delle controversie.
Che cosa non è
Non è una pista di controllo completa in senso contabile, e per gran parte delle PMI non richiede archiviazione inalterabile. Una tabella a sei colonne nel sistema che già esegue il processo basta, ed è enormemente meglio di nulla.
Non è nemmeno un registro di sorveglianza del personale. Registrate la conferma, non il ritmo di lavoro. Se dal vostro registro si potesse misurare quanto è veloce qualcuno, avete costruito la cosa sbagliata e creato un nuovo problema di diritto del lavoro e protezione dei dati.
Perché cominciare ora
Perché registrare è banale da aggiungere mentre si costruisce un processo e scomodo da inserire dopo. E perché il valore è tutto retrospettivo: non ne sarete mai contenti il giorno stesso, ma diciotto mesi dopo, esattamente una volta, quando vi eviterà una discussione che altrimenti avreste perso.