Comptabilité vérifiable : ce que l'OLICo exige réellement — et pourquoi une sauvegarde ne suffit pas

« Notre comptabilité est numérique, et nous avons une sauvegarde. » Cette phrase revient dans beaucoup de PME suisses — et elle paraît raisonnable. Le problème : elle n’a presque rien à voir avec la vérifiabilité d’audit. Une sauvegarde vous protège de la perte. La loi exige autre chose : la protection contre la modification non détectée.

Cette distinction décide lors d’une vérification. Qui ne la connaît pas tient ses archives pour sûres — jusqu’à ce que le fiduciaire ou l’administration fiscale pose une question à laquelle un classeur plein de PDF ne peut pas répondre : comment savons-nous que rien n’a été modifié a posteriori dans ces données ?

Voyons ce que les règles suisses exigent réellement — et à quoi reconnaître si votre comptabilité tient le coup.

L’erreur la plus courante : sauvegarde n’est pas vérifiabilité d’audit

Une sauvegarde répond à la question « les données sont-elles encore là ? ». La vérifiabilité d’audit répond à « les données sont-elles encore les mêmes ? ». Un fichier sur Dropbox, SharePoint ou un serveur peut être ouvert, modifié et enregistré à nouveau — et rien ne signale que cela s’est produit. C’est précisément le nœud : le critère n’est pas le stockage, c’est la démonstrabilité de l’immutabilité.

Ce que la loi exige — correctement situé

La base, ce sont le Code des obligations (CO) et l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (OLICo, RS 221.431). Quatre points sont centraux pour les PME.

Conservation : dix ans

Les livres de comptes, les pièces comptables et le rapport de gestion doivent être conservés pendant dix ans (art. 958f CO). La conservation électronique est en principe admise — mais à des conditions.

Comptabilité : traçable et étayée par pièces

Le CO exige une comptabilité régulière (art. 957a CO) : les opérations doivent être saisies de manière complète, sincère et systématique, étayées par des pièces, présentées clairement et vérifiables. La vérifiabilité n’est pas ici une sous-clause, c’est le cœur.

Intégrité : l’étalon réel (art. 3 OLICo)

Le cœur de la matière se trouve à l’article 3 de l’OLICo sous le titre « Intégrité (authenticité et inaltérabilité) ». L’ordonnance exige que les livres et pièces soient tenus et conservés de telle manière qu’ils ne puissent être modifiés sans que la modification ne soit constatable.

Lisez cette phrase deux fois. Elle n’exige pas que les données soient inaltérables. Elle exige que toute modification soit détectable. C’est une différence décisive, souvent mal comprise — et exactement le point qui sépare une bonne solution d’une qui en a seulement l’air.

Les supports modifiables sont admis — sous conditions (art. 9 OLICo)

Beaucoup croient qu’une base de données est inadaptée à la conservation parce qu’elle est modifiable. C’est faux. L’art. 9 OLICo admet expressément les supports d’information modifiables — pour autant que des procédés techniques garantissent l’intégrité des informations stockées (la loi cite à titre d’exemple les procédés de signature numérique) et que le moment de l’enregistrement soit démontrable de manière inaltérable (exemple : horodatage).

Détail important et apaisant à la fois : la loi est neutre quant à la technologie. Elle ne prescrit aucune technique particulière. Signature numérique et horodatage sont des exemples, pas des obligations. Ce qui compte, c’est le résultat — intégrité et moment démontrable —, pas le chemin pour y arriver.

S’y ajoutent les obligations complémentaires de l’OLICo : les procédés doivent être documentés (art. 4), les pièces doivent être conservées avec soin (art. 5) et rester disponibles et lisibles sur toute la durée de conservation (art. 6) — y compris après un changement de logiciel.

Les cinq critères d’un logiciel vérifiable à l’audit

Lorsque vous évaluez une solution — existante ou nouvelle —, vérifiez ces cinq points :

1. Intégrité : toute modification ultérieure d’une écriture est-elle détectable ? Ou une ancienne entrée peut-elle être discrètement écrasée ?
2. Moment démontrable : peut-on prouver quand une opération a été enregistrée ?
3. Journalisation sans lacune : les corrections et annulations sont-elles enregistrées, plutôt que les données simplement remplacées ?
4. Disponibilité sur dix ans : les données restent-elles lisibles, même si vous changez de système ?
5. Procédé documenté : est-il décrit comment l’intégrité est garantie ?

Les trois premiers points sont ceux sur lesquels les solutions standards échouent le plus souvent.

Où les archives ordinaires atteignent leur limite

La plupart des offres « vérifiables à l’audit » sur le marché concernent l’archivage de documents déjà classés — elles veillent à ce qu’un PDF, une fois archivé, ne soit plus modifié. C’est utile, mais cela ne couvre que la moitié de la vérité.

Car la question d’intégrité ne se pose pas seulement au stade de la pièce archivée, mais au niveau des données comptables vivantes elles-mêmes : à chaque écriture, chaque paiement, chaque annulation, chaque exécution de paie. La question décisive n’est pas « mon PDF est-il inchangé ? », mais « quelqu’un peut-il ajuster une écriture vieille de trois ans sans que cela se remarque ? ».

Une manière de le résoudre de façon démontrable

hegyon.ai s’attaque à cette question à la racine. Chaque opération pertinente pour la comptabilité — écriture, paiement, avoir, exécution de paie, inventaire — est scellée dans une chaîne de hachage cryptographique (SHA-256). Chaque entrée porte la signature de la précédente ; une modification ultérieure d’un enregistrement historique brise la chaîne exactement à ce point. Un bouton de vérification dans les réglages parcourt la chaîne et signale OK ou BROKEN. De plus, chaque PDF de pièce porte une empreinte d’audit en pied de page, qui permet de vérifier une pièce imprimée contre la chaîne.

Cela remplit exactement ce que l’art. 3 OLICo exige au fond : une modification est constatable. Techniquement, la chaîne de hachage est un procédé au sens de l’art. 9 — donc l’une des voies neutres quant à la technologie admises par la loi pour garantir l’intégrité sur des supports modifiables.

Une mise en perspective honnête s’impose : un tel procédé fournit la preuve technique d’intégrité — mais il ne remplace pas les autres obligations. La documentation des procédés (art. 4), la conservation soigneuse (art. 5) et la disponibilité durable (art. 6) restent l’affaire de votre entreprise et de votre organisation. La vérifiabilité à l’audit est toujours un jeu entre technique et processus. Qui vous promet la « conformité d’un clic » simplifie trop.

Conclusion

La vérifiabilité à l’audit n’est pas un sujet de sauvegarde et n’est pas une question de taille de stockage. C’est une question d’intégrité : toute modification est-elle détectable, et le moment est-il démontrable ? La loi vous laisse délibérément une marge dans la mise en œuvre — mais elle exige un résultat qu’un classeur plein de PDF ne livre pas.

Si vous voulez sentir ce que donne une preuve d’intégrité sur de vraies écritures : dans le locataire de démonstration hegyon.ai, vous pouvez essayer vous-même la fonction de vérification — modifier une écriture et voir la chaîne se briser en dit plus que toute explication.

Cet article sert de repère général et ne constitue ni un conseil juridique ni un conseil fiscal. Les renvois aux art. 957a et 958f CO ainsi qu’aux art. 3, 4, 5, 6 et 9 OLICo (RS 221.431) reflètent l’état à juin 2026 et ne sont pas exhaustifs. Seule la publication officielle par la Chancellerie fédérale fait foi. Pour l’appréciation concrète de votre conservation, consultez votre fiduciaire ou un conseil qualifié.