Wer soll was sehen: Zugriffsregeln für KI in einem Betrieb mit dreissig Leuten
Ein Werkzeug, das Fragen aus Ihren Dokumenten beantwortet, erbt den Zugriff, den es bekommt. Im kleinen Betrieb ist das meist alles.
Das Problem in einem Satz. Geben Sie einem KI-Assistenten Zugriff auf Ihren Dateiserver, damit er Fragen zu Ihren Dokumenten beantwortet, kann er Fragen zu allen beantworten — auch zum Lohnordner, zum Anwaltsschreiben und zum Entwurf der Umstrukturierung.
In einem Dreissig-Personen-Betrieb kommt das schneller als gedacht, denn wer es einrichtet, ist auch die Person mit Zugriff auf alles.
Warum kleine Betriebe hier danebenliegen
Nicht aus Nachlässigkeit. Aus Struktur. Im KMU haben Geschäftsführung, Büroleitung und IT-Kontakt oft Vollzugriff, und nie ist etwas passiert — weil ein Mensch mit Vollzugriff trotzdem suchen muss.
Retrieval nimmt das Suchen weg. Eine Frage, auf die niemand käme, indem er Ordner öffnet, wird beiläufig gestellt, in normaler Sprache, und beantwortet.
Verletzt wurde nichts. Der Zugriff war immer da. Geändert hat sich, dass er einfach zu nutzen wurde.
Die Dreistufenregel, die ins KMU passt
- Offen. Produktunterlagen, AGB, Preislisten, Prozessbeschreibungen, technische Daten. Hier liegt der Nutzen, und von hier kommen fast alle Fragen. Erschliessen, alle fragen lassen.
- Beschränkt. Kundendossiers, Projektmargen, Lieferantenvereinbarungen. Erschlossen, aber nur erreichbar für die Leute, die ohnehin damit arbeiten.
- Nie erschlossen. Personaldossiers, Lohndaten, Gesundheitsangaben, Anwaltskorrespondenz, alles zu einer Umstrukturierung. Nicht « beschränkt » — ausgeschlossen. Ein Fehler auf Stufe zwei kostet Peinlichkeit; einer auf Stufe drei kostet einen Arbeitsrechtsfall.
Der praktische Test vor dem Einschalten
Stellen Sie dem System drei Fragen, die Sie nicht beantwortet haben möchten: was eine namentlich genannte Kollegin verdient, worum es im hängigen Rechtsfall geht, wie hoch die Marge beim grössten Kunden ist.
Beantwortet es eine davon, haben Sie Ihr Problem vor Ihren Mitarbeitenden gefunden. Verweigert es oder findet nichts, halten Sie Datum und Fragen fest — und wiederholen Sie den Test nach jeder Änderung am Erschlossenen.
Fünf Minuten, und es ist der einzige Teil einer KI-Einführung im kleinen Betrieb, der das Vertrauen im Haus wirklich beschädigen kann.