Datenschutzrichtlinie

Geltungsbereich und Abgrenzung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die geschäftliche Nutzung der hegyon.ai-Plattform. Für die private Nutzung des «Public Chat» gilt stattdessen die separate Datenschutzerklärung Public Chat; hegyon.ai handelt dort als Verantwortlicher.

Einleitung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie hegyon.ai, geführt von Robert Santiago als Schweizer Einzelfirma (UID CHE-288.808.611), personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Website und der Plattform bearbeitet. Sie dient der Erfüllung unserer Pflichten nach dem revidierten Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG) und, soweit für die jeweilige Bearbeitung anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher / Datenexporteur:
Robert Santiago, Einzelfirma firmierend als hegyon.ai
Lufingerstrasse 37
CH-8185 Winkel
Schweiz
UID CHE-288.808.611
Datenschutzkontakt: privacy@hegyon.ai · Rechtskontakt: legal@hegyon.ai

Wir haben keinen gesetzlichen Datenschutzbeauftragten (DSB / DPO) bestellt: unsere Bearbeitungen überschreiten die Schwellen von Art. 10 revDSG bzw. Art. 37 DSGVO derzeit nicht. Der oben genannte Datenschutzkontakt ist unsere einheitliche Anlaufstelle für alle Datenschutzanliegen.

Erhobene Daten

Wir erheben folgende Arten personenbezogener Daten:

• Konto- und Identitätsdaten, Name, Geschäfts-E-Mail, Unternehmen, Funktion, Authentifizierungsdaten (Passwörter werden ausschliesslich als Argon2id-Hash gespeichert, nie im Klartext).
• Kundendaten, Dokumente, Prompts, Ausgaben und Konfigurationen, die Sie hochladen oder erzeugen; die Bearbeitung wird durch den nachstehend beschriebenen Sensitive Data Guard gesteuert.
• Nutzungs- und Audit-Kettendaten, Aktionen auf der Plattform mit Zeitstempel und verantwortlichem Nutzer, versiegelt in der GeBüV-konformen Audit-Kette.
• Technische Daten, IP-Adresse, User-Agent, Session-IDs, grundlegende Geräteeigenschaften, gespeichert zu Sicherheits-, Performance- und Missbrauchspräventionszwecken.
• Kommunikationsdaten, Nachrichten aus Kontaktformularen, Demo-Anfragen und Support-Tickets sowie unsere Antworten.
• Abrechnungsdaten, Rechnungsadresse, MWST-/UID-Nummer, Zahlungsmittel-Metadaten; vollständige Kartendaten speichern wir nicht, die Zahlungsverarbeitung erfolgt über unseren Zahlungs-Sub-Auftragsverarbeiter.

Rechtsgrundlagen der Bearbeitung

Wir bearbeiten personenbezogene Daten nur auf Grundlage einer Rechtsgrundlage nach revDSG und, soweit anwendbar, Art. 6 DSGVO:

• Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 1 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zum Betrieb der Plattform, zur Kontoverwaltung und zum Support.
• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 31 Abs. 2 lit. c revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), zur Erfüllung Schweizer Buchführungs-, Steuer- und Aufbewahrungspflichten, insbesondere GeBüV und OR Art. 958f.
• Berechtigte Interessen (Art. 31 Abs. 2 lit. d revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), zur Absicherung der Plattform, Missbrauchsprävention, Produktverbesserungs-Analytics ohne Personenbezug sowie zur Wahrung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Bei berechtigten Interessen wägen wir diese gegen Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten ab; Sie können jederzeit widersprechen.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 6 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), für Bearbeitungen, die diese erfordern, z. B. nicht-essenzielle Cookies. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Verwendung Ihrer Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

• Zur Bereitstellung, zum Betrieb, zur Absicherung und kontinuierlichen Verbesserung von Plattform und Website.
• Zur Beantwortung von Anfragen, Demo-Anforderungen, Support-Tickets und sonstigen Mitteilungen.
• Zur Rechnungsstellung und Buchhaltung unserer Leistungen einschliesslich Erfüllung der Schweizer Buchführungs- und Steuerpflichten.
• Zur Erkennung, Untersuchung und Verhinderung von Missbrauch, Betrug, Sicherheitsvorfällen und Verstössen gegen diese AGB.
• Zur Erfüllung anwendbarer Gesetze und zur Bearbeitung berechtigter Anordnungen von Behörden.

Bearbeitung durch KI-Modelle (Sensitive Data Guard)

Die Plattform nutzt externe Large-Language-Model-Anbieter (LLM) (derzeit OpenAI, Anthropic und Google für den Endnutzer-Chat sowie Mistral für die Backoffice-Orchestrierung). Bevor ein Prompt an ein externes LLM weitergeleitet wird, klassifiziert unser Sensitive Data Guard den Inhalt und maskiert oder blockiert persönliche, vertragliche und finanzielle Daten. Nur die freigegebenen, nicht-identifizierenden Inhalte werden übermittelt.

Externe LLM-Anbieter sind durch vertragliche No-Training-Vereinbarungen gebunden; Ihre Kundendaten und die in Ihrem Namen übermittelten maskierten Inhalte werden nicht zum Training oder zur Verbesserung ihrer Modelle verwendet. Die aktuelle Liste der LLM-Anbieter mit Hosting-Region und anwendbarem Übermittlungsmechanismus (EU-US Data Privacy Framework / Standardvertragsklauseln) wird im Trust Center geführt.

Sofern Sie eine Option wahrnehmen, die den Guard umgeht (z. B. ausdrückliches Opt-in zur Übermittlung unmaskierter Inhalte an einen bestimmten Anbieter für einen bestimmten Anwendungsfall), werden die relevanten Bedingungen in der Benutzeroberfläche eingeblendet und die Aktion in der Audit-Kette protokolliert.

Sub-Auftragsverarbeiter

Wir setzen einen sorgfältig ausgewählten Kreis von Sub-Auftragsverarbeitern zum Betrieb der Plattform ein, darunter unseren Schweizer Hosting-Anbieter (Hostpoint AG, Zürich, ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren), die oben genannten externen LLM-Anbieter sowie unsere transaktionalen E-Mail-, Zahlungs- und Analyse-Anbieter. Die aktuelle Liste mit Name, Rolle, Standort und Übermittlungsmechanismus ist im Trust Center veröffentlicht und wird bei wesentlichen Änderungen aktualisiert.

Für Enterprise-Kunden werden Änderungen am Kreis der Sub-Auftragsverarbeiter nach dem im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / DPA) festgelegten Verfahren vorab angekündigt.

Internationale Datenübermittlungen

Anwendungsdaten (Konten, Kundendaten, Audit-Kette) werden in der Schweiz bei Hostpoint AG, Zürich, gehostet. Personenbezogene Daten verlassen die Schweiz auf Anwendungsschicht-Ebene nicht.

Soweit maskierte, freigegebene Inhalte von LLM-Anbietern im EWR oder in Ländern mit einem von der Schweiz anerkannten angemessenen Datenschutzniveau bearbeitet werden, ist kein zusätzliches Übermittlungsinstrument erforderlich. Werden maskierte Inhalte von US-Anbietern bearbeitet, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie seines Schweizer Äquivalents, sofern der Anbieter zertifiziert ist, und andernfalls auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) 2021/914 in Verbindung mit den im Trust Center beschriebenen ergänzenden Massnahmen.

Cookies

Wir verwenden Cookies, um die korrekte Funktion der Website sicherzustellen und, mit Ihrer Zustimmung, um zu verstehen, wie Sie unsere Seite nutzen. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über die Cookie-Einstellungen verwalten.

Datenweitergabe

Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht. Wir geben sie nur an die zur Bereitstellung der Plattform und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendigen Empfängerkategorien weiter:

• An unseren Schweizer Hosting-Anbieter (Hostpoint AG, Zürich) auf Grundlage eines schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrags.
• An externe LLM-Anbieter unter No-Training-Vereinbarungen, nachdem der Sensitive Data Guard persönliche, vertragliche und finanzielle Inhalte maskiert hat (siehe unten).
• An transaktionale E-Mail-, Zahlungs- und Analyse-Anbieter, die zum Betrieb der Website und der Plattform eingesetzt werden.
• An professionelle Berater (Recht, Steuern, Revision) soweit zwingend erforderlich.
• An Behörden, soweit dies durch zwingendes Schweizer Recht oder gerichtliche Anordnung verlangt wird.

Die aktuelle Liste der Sub-Auftragsverarbeiter wird im Trust Center geführt.

Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke notwendig ist, und löschen oder anonymisieren sie anschliessend. Richtwerte:

• Kontodaten: für die Dauer der Vertragsbeziehung zuzüglich bis zu 10 Jahre nach Vertragsende zur Erfüllung Schweizer Buchführungs- und Revisionspflichten (GeBüV / OR Art. 958f).
• Kundendaten (Dokumente, Prompts, Ausgaben): für die Dauer der Vertragsbeziehung; Löschung am Ende der vereinbarten Karenzfrist nach Vertragsende, sofern keine längere gesetzliche Aufbewahrung erforderlich ist.
• Einträge der Audit-Kette: für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist des zugrundeliegenden Geschäftsdokuments (typischerweise 10 Jahre).
• Kontaktformular-Eingaben: 12 Monate.
• Server-Logs: typischerweise 90 Tage.
• Cookie-Einwilligungs-Datensätze: 12 Monate.

Ihre Rechte

Nach revDSG und, soweit anwendbar, DSGVO stehen Ihnen im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht, Bestätigung der Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Erhalt einer Kopie dieser Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht, unrichtige personenbezogene Daten berichtigen lassen.
• Recht auf Löschung und Widerspruch, Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen oder einer Bearbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.
• Recht auf Einschränkung der Bearbeitung in bestimmten Konstellationen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten und, soweit technisch durchführbar, an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
• Beschwerderecht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) oder, soweit die DSGVO Anwendung findet, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthalts im EU/EWR-Raum Beschwerde einzulegen.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an privacy@hegyon.ai. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen ab Eingang; komplexe Anfragen können einmalig um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden, worüber wir Sie informieren. Bei Bedarf prüfen wir Ihre Identität vor Ausführung der Anfrage.

Google Ads und Conversion-Tracking

Wir schalten Suchanzeigen bei Google. Um zu messen, ob diese Anzeigen relevant sind, setzen wir Google Ads Conversion-Tracking ein. Es zeichnet auf, ob jemand nach einem Anzeigenklick eine Demo bucht oder das Kontaktformular absendet.

Nur mit Ihrer Einwilligung. Ohne Ihre Zustimmung zur Kategorie «Marketing» wird kein Google-Skript geladen und keine Verbindung zu Google aufgebaut. Erst nach der Einwilligung wird der Google-Tag nachgeladen und Google kann Cookies setzen.

Daten: Anzeigenklick, Conversion-Ereignis (z. B. «Demo gebucht»), Zeitpunkt, sowie technische Angaben wie Browser und Gerätetyp. Ihre IP-Adresse wird von Google verarbeitet. Wir übermitteln dabei weder Namen noch E-Mail-Adressen aus dem Formular.

Empfänger: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; gegebenenfalls Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung. Für Besucherinnen und Besucher aus der Schweiz nach revDSG, für Besucherinnen und Besucher aus der EU zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Übermittlung in die USA: Soweit Daten in die USA gelangen, stützt sich die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise dessen Schweizer Erweiterung (Swiss-US Data Privacy Framework), unter dem Google zertifiziert ist.

Speicherdauer: Conversion-Cookies von Google laufen spätestens nach 90 Tagen ab. Aggregierte Auswertungen in unserem Google-Ads-Konto bleiben länger bestehen, lassen aber keinen Rückschluss auf einzelne Personen zu.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuss widerrufen. Der Widerruf wirkt ab sofort; bereits gesetzte Google-Cookies können Sie zusätzlich in Ihrem Browser löschen.

Kontakt

Für datenschutzbezogene Anliegen wenden Sie sich an privacy@hegyon.ai. Die Postanschrift für schriftliche Korrespondenz ist die oben unter «Verantwortlicher» genannte Adresse.