Dove comincia davvero l’automazione dei processi in una PMI
Non con uno strumento né con una strategia. Con un’ora passata a guardare che cosa fa davvero una persona di martedì.
Ogni progetto di automazione che fallisce in una piccola azienda fallisce allo stesso modo: qualcuno ha comprato uno strumento prima che qualcuno scrivesse il processo. Gennaio è un buon mese per procedere nell’ordine giusto.
Cominciate guardando, non chiedendo
Sedetevi accanto a chi tratta le fatture dei fornitori e guardatelo farne venti. Non intervistatelo — guardate. Le persone descrivono il processo che credono di seguire, che non è mai quello che seguono.
Vedrete cose che nessuno vi avrebbe raccontato. Che tre fornitori mandano PDF da ridigitare perché i numeri stanno dentro un’immagine. Che il formato di riferimento di un cliente rompe l’importazione ogni volta. Che una collega tiene un foglio privato perché il sistema ufficiale non sa fare qualcosa.
Quell’ora è tutta la fondazione. Tutto ciò che segue diventa più facile.
Poi valutate onestamente i candidati
Un compito merita l’automazione quando quattro condizioni sono vere insieme:
- Si ripete. Almeno ogni settimana, meglio ogni giorno. Un compito trimestrale quasi mai ripaga la messa in opera.
- Le regole sono stabili. Se la risposta dipende da chi chiede e da come si sente, state automatizzando un giudizio, non un processo.
- Un errore è visibile ed economico. Automatizzate dove un errore salta fuori in fretta e si corregge. Non dove entra in silenzio nei conti.
- Qualcuno oggi detesta quel compito. Sottovalutato. Vi serve un alleato interno, ed è la persona che il lunedì mattina lo teme.
Allora, e solo allora, la domanda sullo strumento
A questo punto la domanda sullo strumento è di solito piccola. Gran parte dei processi di una PMI richiede una di tre cose: leggere documenti, spostare dati fra due sistemi, oppure abbozzare un testo che poi una persona approva.
Se non sapete quale delle tre serva al vostro primo progetto, non siete pronti a scegliere un fornitore, e ogni dimostrazione sembrerà ugualmente convincente.
La regola dell’uno
Un processo. Portarlo a termine. Lasciarlo girare un mese prima di cominciarne un secondo.
Le aziende che automatizzano tre cose insieme non ne finiscono nessuna, perché la parte difficile non è mai la tecnica — sono le eccezioni, e le eccezioni emergono solo quando qualcosa gira davvero.